Statsforvaltningen viser ny vej til digitalisering af komplekse fagsystemer

Baseret på tjeklister og standardsoftware. Det har givet markante resultater og en nominering til Digitaliseringsprisen. Det er anden gang, at et projekt baseret på F2 er nomineret til Digitaliseringsprisen.

Statsforvaltningen har implementeret standardsystemet F2 som fundament for deres omfattende forandringsledelsesprojekt.
F2 udgør nu en samlet og fuldt integreret produktionsplatform for Statsforvaltningens arbejde, og F2 har gjort det muligt for organisationen at udvikle nye og intelligente digitale løsninger.

Projektet Medbetjening, hvor brugeroplevelsen er i højsædet, helt fra ansøgning, til ægtefællerne modtager en separations- eller skilsmissebevilling, har givet Statsforvaltningen en nominering til Digitaliseringsprisen 2016 i kategorien Dommernes Specialpris.

Forvaltningens moderniseringsprojekt
I 2014 påbegyndte Statsforvaltningen et stort digitalt moderniseringsprojekt, som løber frem til 2016. Målene er bl.a. en styrket borgerbetjening og effektivisering, fordi Statsforvaltningens  bevilling reduceres markant i  perioden frem til 2016.

Hastighed
Det betyder, at hastighed er en vigtig faktor, og moderniseringen af det centrale sagsbehandlingssystem var første led i digitaliseringen.

Så allerede ved årsskiftet 2014/2015, efter et samlet projektforløb på kun 6 måneder, blev den hidtidige platform til sagsbehandling udskiftet med F2, hvor 550 medarbejdere på 9 lokationer samtidigt gik i drift.

Den nye F2-platform omfatter bl.a. også et fuldt integreret ledelsessystem, en såkaldt styringsreol, som viser sagsproduktionen i realtid.

Parallelt med udskiftning af den centrale platform, arbejder Statsforvaltningen med en effektivisering af de enkelte sagsområder. Statsforvaltningen har en stor produktion med ca. 200.000 afgørelser om året, hvorfor selv- og medbetjening udgør et stort effektiviseringpotentiale.

F2 understøtter alle brugere og processer "væg-til-væg", fra borgerens selvbetjening til sagens afslutning. Alle data lagres i et fælles digitalt arkiv, og alle brugere arbejder på originale data, online, uanset om de benytter PC eller Web. Ved hjælp af sagstabeller med tjeklister kan standard-F2 konfigureres til at understøtte selvbetjening og fagspecifikke sagsgange. Standardinterfaces sikrer effektiv integration til andre systemer, eksempelvis digital post og CPR.

F2 understøtter alle brugere og processer "væg-til-væg", fra borgerens selvbetjening til sagens afslutning. Alle data lagres i et fælles digitalt arkiv, og alle brugere arbejder på originale data, online, uanset om de benytter PC eller Web.

Ved hjælp af sagstabeller med tjeklister kan standard-F2 konfigureres til at understøtte selvbetjening og fagspecifikke sagsgange. Standardinterfaces sikrer effektiv integration til andre systemer, eksempelvis digital post og CPR.

Ny tilgang
Traditionelt er store offentlige digitaliseringsprojekter baseret på langvarige udbud, komplekse tekniske design og store udviklingsprojekter.  De er ofte baseret på tilretning af standardramme-systemer, hvor ikke mindst integrationer gør det vanskeligt at understøtte en effektiv performance og en god brugeroplevelse.

F2 udfordrer den traditionelle tilgang og tilbyder "No more big IT". En helt ny tilgang, hvor fagprocesser og selvbetjening opsættes direkte i et fuldt integreret standardsystem. Uden programmering og baseret på et unikt tjekliste-koncept.

Statsforvaltningen har vist, at den nye tilgang virker i praksis og skaber målbare resultater.

Målbare resultater
Håndtering af ægteskabssager er et af de store og komplekse fagområder hos Statsforvaltningen. Gennem implementering af en ny digital løsning til ægteskabssager, dækkende alle opgaver fra selv- og medbetjening til afgørelse og arkivering, har Statsforvaltningen opnået både markante effektiviserings-gevinster og en bedre borgerbetjening.

Efter implementering af F2, har Statsforvaltningen reduceret omkostningerne ved sagsbehandling i ægteskabssager med cirka 50%. Udover kortere sagsbehandlingstid har det for borgerne betydet, at gebyret for borgere i ægteskabssager  er sænket fra 900 kroner til 420 kroner

I ukomplicerede sager om konfirma-tionsbidrag betyder digitaliseringen, at mange borgere nu oplever en reaktionstid, som er reduceret fra  flere dage til  5 minutter som følge af  en markant nedsættelse af tiden brugt på journalisering, visitationen og høringsprocessen.

Tjeklister
F2 gør det muligt at understøtte komplekse fagprocesser væg-til-væg, baseret på en helt ny tilgang, hvor processer beskrives i form af tjeklister.

Tjeklisterne i F2 styrer individuelle fagprocesser, væg-til-væg, fra selv- og medbetjening til sagsarkivering, med indbygget kvalitetsstyring, sagshjælp og online ledelsesrapportering, samt med integrationer til eksterne systemer som digital post og CPR.

Fuldt integreret: Alt på et sted
Standardsystemet F2 understøtter alle brugere i samme system. Samtidig arbejder alle brugere ud af en fælles database, som indeholder alle sager og dokumenter.

For Statsforvaltningen betyder F2, at borgeren nu kan arbejde med egne sager direkte i samme system som sagsbehandleren. Det sparer integrationer og kopiering af data.

Og det betyder, at borgeren i praksis kan overtage og udføre en række af sagsbehandlerens hidtidige opgaver.

Standardsystem
De fagspecifikke tjeklister med tilhørende felter osv. kan opsættes og konfigureres direkte i F2 uden programmering.

Kombinationen af tjeklister og standardsoftware sikrer en hurtig og agil implementering. Det betyder, at der ikke længere er behov for store udbud og langvarige udviklingsprojekter. Og det betyder, at fagprocesser løbende kan optimeres og ændres, eksempelvis i forbindelse med ændring af lovgivning eller organisatoriske ændringer.

Det er nemt at prøve F2 i praksis
F2 kan afprøves og anskaffes uden udbud på en SKI 02.19-aftale, og F2 kan leveres som en sikker cloud-service fra F2 Cloud Centret hos Statens IT.

Det sikrer nem og hurtig anskaffelse, med mulighed for proof-of-concept og trinvis implementering, og det sikrer minimale driftsomkostninger.

F2 og sagstabellerne styrer de forskellige fagprocesser væg-til-væg. Borgeren logger ind med NemId, hvorefter F2 vælger det relevante sagsforløb, og layout (web layout). Behandlingsplanen styrer hele forløbet; fra borgeren har udfyldt formularen, og sagen automatisk oprettes i F2, kommunikation med CPR, betaling af gebyr, generering og udsendelse af breve via Digital Post og frem til sagsafslutning og bevilling af skilsmisse.

Kundeportal
Welcome, (First Name)!

Glemt kode? Vis kode
Log In
Enter Member Area
Min Profil Log Out