Generisk model for Digitale Afgørelser
Afgørelser er et stort forvaltningsområde hos danske myndigheder. Det er typisk sager, hvor der søges tilladelse, certificering, godkendelse mv. Afgørelsessager er i sagens natur vidt forskellige. Men med samme forvaltningsretlige krav til sagsbehandlingen og derfor på bunden bestående af ensartede elementer i forskellige kontekster. Derfor kan man med fordel genbruge software for at understøtte en ensartet, best practice på tværs af sagsområder.
Digitaliseret sagsbehandling af afgørelsessagerne understøtter på den måde både god forvaltningspraksis. Herunder ligebehandling, høring, fire-øjne principper o.lign. Samtidig frigives der sagsbehandlingstid fra administrative opgaver som sagsoplysning, dokumentation og kommunikation til den faglige behandling af sagerne. Det er yderligere blevet lettere, at overdrage sager mellem medarbejdere og skabe overblik over sagerne.
Grundmodellen for afgørelsesprocesser indeholder:
Selvbetjeningselementer, som sikrer at alle relevante oplysninger fra borgere, virksomheder eller andre myndigheder er tilstede ved sagens begyndelse – herunder evt. gebyrbetaling.
Tjekliste med alle sagsbehandlingsskridt er beskrevet og sat ind i processen, som automatisk startes, når en ansøgning er modtaget.
Inddragelse af eksterne høringsparter eller kontrolopslag i eksterne databaser.
Automatiseret kommunikation til ansøgeren, når sagen er behandlet.
Styringsreoler giver fuld adgang til information om antallet af sager på vej igennem systemet på alle niveauer i sagsbehandlingen og dermed også om den samlede sagsproduktion.
CASE EKSEMPEL: I Miljøstyrelsens tilfælde er en række processer underlagt international regulering og dokumentations- og afrapporteringskrav. Dette øger behovet for at sikre, at der er styr på processer og sagsforløb. Miljøstyrelsen afgør til eksempel årligt 6-7000 sager efter CITES-konventionen, der regulerer handel med truede dyr og planter. Sagsforløbet blev på 6 måneder digitaliseret end-to-end i et samlet system med færre returløb, bedre overblik og betydelige effektiviseringsgevinster.
CITES
Konventionen om international handel med truede arter af vilde dyr og planter (CITES) er en mellemstatslig aftale, der gennem overvågning arbejder med regulering af international handel med udvalgte, truede arter. Der anvendes et licenssystem (tilladelser og certifikater), som løbende er reguleret af konventionen.
F2 løsningen er designet til at erstatte papirbåren sagsbehandling med digital sagsbehandling, understøtte selve processen for sagsbehandling, samt forhindre oprettelse af dobbeltsager og reducere tilbageløb til ansøgere. I CITES-projektet erstattes papirbåren
sagsstyring med en selvbetjeningsløsning, der kvalitetssikrer ansøgninger og understøtter sagsbehandling i F2. Automatisering af sagsoprettelse, høring med ansøger, journalisering samt oversigt over antallet af
sager letter den årlige rapportering til CITES.
Gevinster
Generelt forbedres kvaliteten af data fra borgeren. Automatisering og sagsstyring sikrer en ensartet god kvalitet af selve sagsbehandlingen. Løsningen giver et overblik over sagsfremstilling og effektivitet, hvorved man opnår en kortere sagsbehandlingstid, herunder færre returhenvendelser til ansøgere på grund af kvalitetssikring i løsningen i forbindelse
med ansøgernes selvbetjening.
Løsningen kommer desuden med lettere rapporteringsmuligheder og stor gennemsigtighed i den faktiske sagsstyring. Endelig betyder opslag i Art (artsregistret) og generelt færre returhenvendelser en kortere sagsbehandlingstid.
Borgernes oplevelse forbedres af automatisering og transparens, som styrker borgernes oplevelse af en fair og effektiv behandling.
