F2 CASE | MILJØSTYRELSEN

Sammenhængende arealer i Natura 2000-områder. Ny tilskudsløsning til Miljøstyrelsen.

Miljøstyrelsen stod med en ældre løsning

Miljøstyrelsen administrerer 35 individuelle tilskudsordninger, som er delvist IT-understøttede på forskellig vis med brug af mail og PDF-bårne arbejdsgange, blanketter på websitet, specialsoftware og en ældre ESDH-løsning. MST har derfor et presser­ende behov for både en effektivisering og automatisering af de interne sagsgange, øget transparens, bedre dokumentation og højere sikkerhed samt behov for at gøre det nemmere for ansøgere. 

Miljøstyrelsen er med i initiativet omkring det kommende fællesstatslige IT-system til tilskudsadministration under Økonomistyrelsen. Det var derfor vigtigt, at investeringer i ny tilskudsadministration kan tjenes hjem på kort tid, og at elementer fra den nye løsning kan genbruges og integreres med den kommende nationale løsning, når Miljøstyrelsen tager denne i brug. Herunder eksempelvis styrelsens forvaltningsmæssige sagsflow i F2, GIS-løsning og tinglysning af arealforpligtelser.

Miljøstyrelsen har derfor valgt at basere sig på standardsoftware, F2, som styrelsen i øvrigt har taget i brug som generelt ESDH-system og til digitalisering af styrelsens forvaltningsmæssige sagsgange. Målet er at sikre hurtig implementering, lav risikoprofil og begrænset investering.

Miljøstyrelsen har bl.a. i 2019 fået leveret en individuel løsning, som understøtter sagsbehandling af afgørelser efter CITES-konventionen, der omhandler kontrol med handlen over landegrænser af vilde dyr og planter. Erfaringen fra CITES var, at det var muligt hurtigt at opsætte og konfigurere komplekse sagsforløb i standardsystemet F2. Fuldt integreret og væg-til-væg med selvbetjening, integration med opslag i eksterne registre samt en trinstyret, automatiseret sagsbehandling, som bl.a. understøtter CITES EU-forordningen ved hjælp af indbyggede checklister og regelmotor.

F2 Tilskudsadministration

Projektet omkring ny tilskudsadministration blev annonceret primo juni 2019, og Miljøstyrelsen valgte at starte med i første omgang at afprøve F2 til at understøtte tilskudsordningen Sammenhængende arealer i Natura 2000-områder. På ca. trekvart år er det lykkedes at etablere løsningen, og Miljøstyrelsen er nu gået i gang med at understøtte de næste ordninger ved at genbruge procesbiblioteket fra Sammenhængende arealer i Natura 2000-områder.

F2 Tilskudsadministration er bygget direkte i F2 ved at konfigurere og tilføje nye sagsgange til F2’s Procesbibliotek. Løsningen kan derfor nemt og hurtigt konfigureres til at brug for andre tilskudsordninger enten ved at bruge variansstyring i en proces eller ved at kopiere en konkret proces og tilpasse den til en ny tilskudsordning. Standard betyder også, at løsningen er nem at vedligeholde, opgradere og videreudvikle.

Funktionelt er løsningen fuldt integreret og understøtter hovedprocesserne ansøgning og tilsagn, anmodning og udbetaling samt puljeregnskab og overblik. Dette omfatter intelligent selv- og medbetjening med integration til digital post, som gør det nemt for ansøger og minimerer fejl gennem indledende kontrol af informationer fra selvbetjeningen.

Sagsbehandlingen understøtter sagstrin (”dueslag”) med både individuelle postkasser og funktionspostkasser, eksempelvis screening, sortering, prioritering, indstilling, besigtigelse, tinglysning og review. Kombineret med rollebaseret funktionsadskillelse minimerer de mange indbyggede kontroller muligheden for svindel. Endelig omfatter løsningen sagsbogholderi og puljeregnskab, fuldt integreret til Navision stat, som styrer udbetaling med fuldt overblik over økonomi og mulighed for afstemning af de enkelte transaktioner.

F2 kan understøtte fagprocesser direkte i standardsystemet

F2 er et velafprøvet standardsystem. F2 er bygget til at understøtte offentlig forvaltning og anvendes i dag af mere end 50 danske myndigheder. Som noget helt unikt har F2 mulighed for at understøtte individuelle sagsprocesser direkte i standardsystemet, herunder alle opgaver fra selvbetjening til sagsbehandling, integration til eksterne systemer, journalisering og afslutning af sagen.

En ny sagsproces tilføjes til F2 ved at beskrive og konfigurere processen i form af en såkaldt processkabelon, som lagres i et F2 procesbibliotek. Hver processkabelon er tilknyttet en sagstype. Når en ny sag initieres af en borger via selvbetjeningen eller internt, tilknyttes sagen en sagstype, hvorefter F2 bruger processkabelonen til at styre og understøtte de konkrete sagsforløb. Eksempelvis består F2 Tilskudsadministration af 3 grundlæggende processer svarende til 3 sagstyper.

For borgeren er tilskud i forbindelse med Natura 2000 opdelt i to trin. Der ansøges først om tilsagn, hvorefter der anmodes om udbetaling.

I forbindelse med Natura 2000-løsningen understøttes ordningen derfor i F2 af de 3 grundlæggende processer: Tilsagn, Udbetaling og Puljestyring. Hver af disse processer er beskrevet og lagret som en processkabelon i F2 procesbibliotek.

Når Miljøstyrelsen initierer en ny runde, sker det ved at åbne en ny puljesag. Her fastlægges puljens rammer mv., ligesom puljesagen styrer i hvilken periode, borgere kan ansøge om tilsagn. Puljesagen sikrer således overblikket og styrer hver runde.

Når en konkret runde er åben, kan borgere på hjemmesiden ansøge om tilskud. Dette sker gennem en række guidede trin, hvor brugeren hjælpes igennem ansøgning, samtidig med at der for hver ansøgning åbnes en ny tilsagnsag i F2.

Ansøgningerne sagsbehandles gennem en række trin. Det omfatter eksempelvis screening, sortering og prioritering, hvilket leder frem til tilsagn eller afslag for hver enkelt sag. Puljesagen opdateres løbende (automatisk), således at myndigheden hele tiden har fuldt overblik over ansøgninger og tilsagn.

Når tilsagn er givet, åbnes der for anmodning og udbetaling. Dette sker ligeledes ved hjælp af hjemmesiden. Her guides borgeren igennem, og der åbnes en udbetalingssag. I forbindelse med sagsbehandlingen skal der bl.a. ske tinglysning, foretages besigtigelse og checkes de minimis, hvorefter udbetaling godkendes og frigives til betaling via Navision Stat. Puljesagen opdateres parallelt hermed, hvilket hele tiden giver overblik og status.

Puljesagen indeholder bogholderi med både samlet overblik og mulighed for afstemning på sagsniveau og af de enkelte transaktioner. Puljesagen dokumenterer desuden kommunikation med Navision Stat.