F2 CASE | PROFESSIONSHØJSKOLEN METROPOL

Professionshøjskolen Metropol brugte cBrains sagsbehandlingssystem til at få kontrol over deres HR-processer.


UDFORDRINGEN

Professionshøjskolen Metropol havde brug for et sagsbehandlingssystem til at håndtere deres HR-processer. Skolens HR-afdeling på 20 medarbejdere var vant til at bruge fællesmapper til at holde styr på deres sager, men det blev sværere og sværere for dem at finde og dele de senest opdaterede dokumenter. Derudover var det svært for dem at holde styr på, hvilke sager der var opdaterede, og om de rigtige personer havde adgang til de rigtige informationer.  

Selve HR-processerne var papirbaserede; alle dokumenter blev printet og delt fysisk mellem medarbejderne, hvilket betød at processerne blev meget langsommelige. Hvis en leder ønskede at rekruttere en ny medarbejder, måtte vedkommende udfylde en fysisk papirblanket. Blanketten skulle derefter sendes til en anden afdeling, hvilket nogle gange resulterede i, at blanketten forsvandt eller blev sendt til en forkert afdeling. Det var svært at holde styr på alle papirerne og svært at få et overblik over igangværende sager. Desuden blev der brugt en masse omkostninger på at genfinde papirer og holde styr på sagernes status, hvilket skabte frustration blandt medarbejderne. 
 

LØSNINGEN

Metropol arbejdede sammen med cBrain for at få styr på en ny ansættelsesproces. Dette inkluderede at designe en ny selvbetjeningsløsning til ledere, der skulle besætte en stilling, og samtidigt støtte op om backend-processerne hos HR-afdelingen.

Når en leder vil besætte en ledig stilling, udfylder vedkommende selvbetjeningsblanketten. HR-afdelingen modtager derefter blanketten direkte i F2 og kan herfra starte sagsgangen med de forskellige i faser af rekrutteringen (screening, udvælgelse af kandidater og jobsamtaler). Når den endelige kandidat er fundet, fortsætter HR-afdelingen med onboardingprocessen. Her koordinerer de med forskellige afdelinger, så den tekniske afdeling får besked om, hvad den nye medarbejder har brug for (skrivebord, stol, computer, osv.). IT-afdelingen får også besked, så de kan sørge for, at computeren er konfigureret med det rette software, og at medarbejderen har adgang til de rette systemer – i modsætningen til tidligere hvor alt dette typisk først skete, efter medarbejderen var startet. HR-afdelingen håndterer nu også alle andre typer af HR-sager i deres nye system. Dette inkluderer f.eks. barsels- og forældreorlov, klager, lønændringer og afskedigelser. Sagsbehandlerne har alt i ét system – med alle dokumenter og informationer tilknyttet de rigtige sager. Specifikke sikkerhedsgrupper sørger endvidere for, at følsomme data får tilknyttet den korrekte adgangskontrol.
 

 

FORDELENE

De øvrige medarbejdere opnår en bedre og mere konsekvent service fra HR-afdelingen – og nye medarbejdere er klar til at starte deres arbejde fra dag et. HR-afdelingen har nu et klart overblik over deres arbejdsbyrde og status over de enkelte sager. Derudover er afdelingen sikret den korrekte governance, så de har kontrol over personfølsomme data, og hvem der har adgang til dem. 


Kundeportal
Welcome, (First Name)!

Glemt kode? Vis kode
Log Ind
Enter Member Area
Min Profil Log Out