Digital Byggesag
Digital byggesagsbehandling i Gentofte Kommune baseres på den udvidede F2-model
Byg & Plan-afdelingen i Gentofte Kommune har gennemført et forprojekt sammen med cBrain omkring digitalisering af byggesager. Formålet var at efterprøve, om den udvidede F2-model med konfigurerbare sagsstyringstabeller kunne understøtte digital byggesagsbehandling.
Som led i forprojektet blev der opstillet en generisk model for byggesagsbehandling, hvor hver type af byggesag beskrives i form af en individuel handlingsplan med individuelle faser og opgaver.
Samtidig blev det afprøvet, om den nye digitale arbejdsplads ("Vidensarbejderens integrerede desktop") kunne anvendes som brugergrænseflade i forbindelse med byggesagsbehandlingen.
Byggesager defineres og vedligeholdes i tabeller uden programmering
Der findes flere hundrede forskellige typer af byggesager i kommunen. Der ligger derfor både et stort arbejde i at beskrive byggesager og i at vedligeholde beskrivelsen af byggesager.
Den generiske model for byggesager betyder, at kommunens mange forskellige typer af byggesager nu
kan beskrives og vedligeholdes i konfigurerbare sagsstyringstabeller - uden programmering.
Det sikrer nem vedligeholdelse. Og det gør det muligt at digitalisere sagsbehandlingen af byggesager i langt højere grad end tidligere, ligesom mange opgaver kan automatiseres.
Sagsbehandleren i Byg & Plan kan løse alle sine opgaver i et system
Sagsbehandlerens nye digitale arbejdsplads er cBrain F2. Her har sagsbehandleren et samlet overblik over alle sagens informationer, inklusive stedfæstelse, frister, ansvarsplacering, akter, historik, korrespondance osv - og her udføres alle opgaver.
For hver byggesag er der defineret et individuelt sagsforløb med handlingsplan, faser og opgaver. cBrain F2 kan derfor på effektiv vis både understøtte arbejdet og automatisere mange opgaver.
Hver byggesag består af en handlingsplan med et antal faser, eksempelvis check af oplysninger, vurdering og afgørelse, samt en eller flere opgaver.
Det sikrer en høj kvalitet i arbejdet, ligesom det gør det muligt at automatisere en række opgaver.
F2 viser relevant information i forbindelse med de enkelte opgaver i sagsforløbet, eksempelvis reference til lovgivning og praksis.
Hver sagstype har egne forløb og egne informationer
For hver sagstype defineres et individuelt forløb. Tilsvarende defineres også et individuelt sæt af felter for hver sagstype, kaldt "sagens oplysninger". Både sagsforløb og sagens oplysninger gemmes i sagsstyringstabellen.
Sagens oplysninger opsamles løbende i forbindelse med sagsforløbet og genbruges, eksempelvis i forbindelse med generering af breve, registrering af afgørelse og statistik.