Fokus på udbud i digitaliseringen: Temaseminar om konklusionerne fra årets IT i Praksis.
Måden at lave udbud på, var et af emnerne, da Rambøll Management den 23. oktober 2014 inviterede til diskussion om konklusionerne på svarene fra den offentlige sektor i 2014-udgaven af IT i Praksis.
David Cotterill, der er Director of Cloud Services hos cBrain, fortalte blandt andet om læren fra Storbritannien.
I UK har der hos centraladministrationen været et opgør i gang - et opgør med "Big IT." Før David Cotterill kom til cBrain var han en central leder i arbejdet med denne proces hos Cabinet Office, hvor han som Deputy Director med ansvar for technology strategy i Storbritannien refererede til den nationale CTO.
På den ene side ønskede briterne bedre og billigere digitalisering for myndighederne, og på den anden side ønskede de øget konkurrence og flere mindre og mellemstore it-virksomheder som udbydere - alt sammen inden for EU-konkurrencereglerne.
Bryd store it-projekter ned
I det indledende arbejde har undersøgelser vist, at der var betydelige besparelser at hente ved at bryde store it-projekter end i flere mindre. De første projekter gav umiddelbare besparelser på op til 30 procent - udelukkende ved at gå bort fra konceptet med store indkøb hos store leverandører.
Udfordringen var at finde en indkøbsmodel, der kunne understøtte udviklingen mod flere minder it-projekter. Konceptet kom til at indholde:
- Et loft for kontrakternes størrelse
- Ingen kontraktforlængelser uden konkurrenceudsættelse
- Frigivelse af et tildelt budget fra Finansministeriet afhængig af en pilotfase med leverandøren, der inddrager brugerne (kladet Alfa, Beta og Scaling).
Rammeprogrammet G-Cloud, har med en cloudstore gjort det muligt at erstatte den traditionelle it-leverancemodel med et par håndfulde store it-leverandører. Efter to år rummer cloudstoren i dag 1581 leverandører .
Der er altså tale om en helt anden model end den vi ser i Danmark, hvor indkøbsorganisationer fra starten ønsker at begrænse antallet af everandører på en rammekontrakt. I Storbritannien er ønsket at få mange leverandører til at opfylde betingelserne, så kunderne selv kan vælge leverandør baseret på pris, serviceudbud etc.
Samtidig skaber G-Cloud åbenhed. Kunderne kan se, hvem der køber hvad hos hvem, og dermed udstilles leverandørernes succes.
88 procent er mindre leverandører
På to år har den nye indkøbsmodel skabt en omsætning på 270 millioner pund ved salg blandt de mere end 17.000 tilgængelige løsninger. 60 procent af de 270 millioner pund er i øvrigt omsat af mindre virksomheder, der udgør 88 procent af de 1581 leverandører.
"Du skal kunne svare på, at du rent faktisk driver it-virksomhed og dokumentere din cloud løsning, så kan du levere. Men du skal også kunne håndtere en leverancemodel, der starter med en alpha-fase med rigtige brugere, en beta-fase med endnu flere brugere og så gå live," fortæller David Cotterill.
”Desuden skal løsningerne være baseret på ”pay-as-you-go.” Dermed slipper organisationerne for store forhåndsinvesteringer ved implementeringen af en løsning.”
Læs mere om cBrains deltagelse i G -Gloud rammeprogrammet.
Modellen er helt i overensstemmelse med EUs udbudsregler. Og på seminaret fortalte direktør og jurist hos Rambøll, Søren Staugaard Nielsen, at det britiske G-Cloud program er et rammeprogram, som sagtens kunne replikeres i Danmark.
Søren Staugaard Nielsen peger på, at der mange muligheder for samarbejde på udbudsområdet i dag, som ikke udnyttes og måske netop er med til at gøre udbud til hårrejsende øvelser for både kunder og leverandører. Han har en liste over de typiske fejl i udbud, der driver omkostninger:
Lige nu er der et arbejde i gang med at gennemføre en egentlig udbudslov i Danmark. Hidtil har det alene været EU-direktiverne om konkurrenceudsættelse, der regulerer konkurrenceudsættelsen. Med den ny lov starter en ny æra, uden at Søren Staugaard Nielsen vil vurdere, om det skifte er til det bedre eller værre.
Direktøren for Digitaliseringsstyrelsen, Lars Frelle-Petersen ville i paneldebatten på seminaret godt vove et øje og sige, at det efter hans mening med den kommende udbudslov bliver lettere for SKI, for eksempel at tage den britiske model op i Danmark.