UDFORDRINGEN

HR-afdelingen i Liverpool City Council (LCC) var på jagt efter et nyt og mere effektivt sagsbehandlingssystem. Derudover ønskede afdelingen også en løsning til personaleadministration for 6.000 nuværende og tidligere medarbejdere. HR-afdelingen manglede altså en væg-til-væg løsning til deres samlede HR-sagsbehandling. De havde brug for at registrere al kommunikation, handlinger og resultater i systemet. Samtidig havde de brug for at kunne oprette, redigere og løse sager i det samme system – uden at gøre brug af eksterne systemer.

Løsningen skulle også indeholde et system til håndtering af medarbejdernes persondata for at sikre, at alle data bliver registreret og gemt sikkert. Oveni havde de brug for et simpelt søgeredskab, så de nemt kunne finde medarbejdernes persondata via søgeord som fornavn, efternavn, Oracle-lønreferencenumre eller andre personlige oplysninger.
 

LØSNINGEN

cBrain vandt kontrakten med at levere det nye HR-system til Liverpool City Council. Idéen var at levere ét samlet system, så HR-afdelingen ikke skulle bruge flere forskellige systemer for at udføre helt basale HR-opgaver. For at forstå HR-afdelingens daglige arbejde og problemstillinger brugte cBrains forretningskonsulenter en del tid på at kigge over skuldrene på medarbejderne, mens de arbejdede. cBrain erfarede, at medarbejderne brugte en del tid på at kopiere data fra det ene system til det andet. Medarbejderne brugte e-mail, Excel, delte mapper, dokumenthåndteringssystem og Oracle HR på samme tid. Det skabte en del problemer bare at finde ud af, hvor det senest opdaterede dokument lå i de forskellige systemer. Derudover var det heller ikke nemt at få overblik over igangværende sager og deres status for hverken medarbejdere eller ledelse. Afdelingens løsning blev til sidst et fælles regneark, hvor medarbejderne opdaterede sagernes status manuelt. 

cBrain brugte F2 Cloud til hurtigt at konfigurere en prototype (Alpha) til de primære arbejdsgange. Med hjælp fra superbrugere hos LCC kunne arbejdsgangene derefter tunes og forfines direkte i det fungerende software. Parallelt blev der arbejdet med integration til Exchange, Active Directory og Oracle HR, som blev indført i den næste fase (Beta). Dette muliggjorde automatisk e-mail-import, single sign-on for brugerne og automatisk import af persondata fra Oracle HR. De 6.000 personale­sager blev flyttet fra de eksisterende fællesmapper til individuelle personalesager i F2. Ny metadata sikrede, at sagerne blev arkiveret korrekt og nemme at søge i. Originale medarbejdersager blev oprettet i F2. 

Tre måneder efter projektstart var HR-afdelingen i luften med det nye system. cBrains konsulenter sørgede gennem ’floor-walking’ for at spotte eventuelle områder, hvor arbejdsgangene kunne forbedres eller forfines.

FORDELENE

HR-medarbejderne har nu kun ét sted, hvor de skal foretage deres sagsbehandling
– i stedet for fem. Sikkerhedskontrol bliver automatisk foretaget på følsomme sager. I stedet for at medarbejderne manuelt skal opdatere et fælles regneark, leverer F2 nu automatisk overblik over sagernes status. Statusrapporter om eventuel diskrimination leveres også automatisk.

F2 Cloud leverer en hurtig og omgående adgang til alle sager og kommunikation. Som en medarbejder udtrykker det: “Problemet med F2 er, at alle vores andre systemer virker så langsomme nu.” Den indbyggede chatfunktion giver mulighed for, at medarbejderne hurtigt kan spørge hinanden til råds og sammenlige noter på ensartede problemstillinger.