F2 CASE | Uddannelses- og Forskningsstyrelsen

Styrelse fornyer arbejdsgange på rekordtid med målrettet digital indsats

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen har på kun 4 måneder implementeret F2 som ESDH-system og samtidig digitaliseret 10 processer i platformen. Med en stærk organisatorisk forankring og fælles ledelsesansvar er projektet blevet en succes, der sikrer bedre forretningsforståelse og samarbejde i og på tværs af enhederne.

Effektiv digitalisering på tværs af organisationen

Uddannelses- og forskningsstyrelsen gik live med 10 processer inden for 4 måneder

Uddannelses- og forskningsstyrelsen implementerede ved årsskiftet 2022-2023 F2 som ESDH-system på tværs af styrelsen og digitaliserede 10 processer parallelt med implementeringen.

Styrelsen fokuserede på at forankre projektet organisatorisk i ledelsen, således at der både var organisatorisk opbakning, men også den nødvendige forretningsforståelse.

Projektet blev ikke drevet som et IT-projekt, men derimod som et organisationsprojekt med fokus på forretningens behov.

I et IT-projekt er der mange medarbejdere, som ikke nødvendigvis ser den direkte værdi for dem selv. Ved i stedet at anse projektet som en organisatorisk værdi, blev det ikke anset som en udskiftning af et IT-system, men derimod som et værktøj til organisationen, som skulle understøtte medarbejderne i deres daglige arbejdsgange.

Forankring i ledelsen var en vigtig del af projektets succes og sikrede fælles ansvar

Der blev taget fællesansvar på ledelsesniveau. Således var der sikret både ledelsesopbakning, men også den nødvendige forståelse for både forretningen og organisationen. Der var fokus på, at projektteamet og styrelsen kun kunne drive projektet en vis del af vejen, og det brede fællesansvar var nødvendigt for succes.

Projektet blev startet med én stor fælles workshop, hvor cBrain mødtes med 15 deltagere fra styrelsens 6 enheder, hvor processerne skulle understøttes. Her blev der lavet et fælles ledelsesoverblik over de forskellige arbejdsgange og eksisterende systemer.

Tilgangen blev at arbejde med hver af de 6 enheder enkeltvis, men forankret i projektet. For at kunne tilpasse understøttelsen blev der truffet beslutning om at arbejde med hver af de 6 enheder enkeltvis, så der ville blive udviklet unikke forløb med afsæt i de respektive behov. Alle forløb blev baseret på standardsoftwaren F2.

I forhold til den generelle implementering blev der eksempelvis taget en beslutning om, at ledelsen ikke ville modtage forelæggelser via mails, da dette skulle ske gennem F2’s eget godkendelsesmodul. Dette hjalp til at få organisationen ind i at bruge det nye system hurtigere fra start af.

Scopestyring var nødvendig for at nå den ambitiøse tidsplan

Der blev givet beslutningsmandat fra ledelsen til projektgruppen fra startDet var vigtigt, at projektgruppen netop havde ledelsens opbakning til at styre scope for at nå de ambitiøse målsætninger og deadlines.

Mulighederne ved standardsoftwaren F2 blev afklaret fra start af og scopet blev fastlagt og forventningsafstemt. Der blev sat nogle rammer for hvad der kunne nås indenfor den afsatte tidsplan og disse rammer sørgede for, at fokus på det planlagte scope blev fastholdt under projektet.

Projektgruppen blev løbende klogere gennem projektet men nye ønsker til ændringer blev gemt til ”version 2” for at kunne fastholde tidsplan. Eftersom F2 er en konfigurerbar standardsoftware er der mulighed for let at foretage ændringer efter ibrugtagning.

Vil du vide mere?

Kontakt os for at booke en demo og høre mere om F2 løsninger til ministerier og styrelser.

Telefon: + 45 7216 1811 | Email: dk@cbrain.dk