UDFORDRINGEN

Departementschefen i Transportministeriet ønskede at modernisere departementets arbejdsgange og dermed bringe ministeriet ind i den digitale tidsalder.

Målet var at reducere antallet af e-mails og det samlede papirforbrug, så medarbejderne mere effektivt kunne samarbejde om at understøtte departementets målsætninger.

Yderligere mente departementschefen Jacob Heinsen, at der var for mange videnssiloer og ikke nok gennemsigtighed i arbejdet i departementet: “Tidligere, når en medarbejder var færdig med at udarbejde et dokument, måske som svar på et Folketingsspørgsmål, ville medarbejderen overlevere dokumentet til deres chef. Men vedkommende kendte ikke status eller placering af dokumentet i den generelle proces.”
 

LØSNINGEN

Transportministeriet har sammen med Klima- og Energiministeriet besluttet at bruge F2 til at forandre deres arbejdsgange, reducere IT-omkostninger og øge arbejdsglæden blandt deres embedsmænd.

F2 har forbedret produktiviteten i danske ministerier gennem sammenhængende arbejdsgange til understøttelse af sagsbehandling, samarbejde, vidensdeling, dokumenthåndtering, arkivering og datastyring. Specifikke processer bruges til at håndtere forelæggelser og fremvise, hvilke enheder der har fået tildelt hvilke sager. Et godkendelsesforløb viser sager, der er på vej til godkendelse hos departementschefen eller ministeren. Medarbejdere kan dermed følge med i sagens fremgang online i stedet for at holde styr på sagerne med regneark og e-mails.

Jacob Heinsen udtaler: “Med F2 har vi øget vores gennemsigtighed. Embedsmænd kan følge dokumenters fremskridt i realtime helt op til departementschefen og
ministeren og tilbage igen. For medarbejderne betyder det også, at de kan følge med i, hvor produktiv deres chef er.”

F2 er også blevet brugt til at indføre mobile arbejdspladser. Ved hjælp af F2 Manager, som er en sikker applikation til iPad’en, kan departementschefen og ministeren vurdere og godkende sager. “Nu kan jeg gøre min ventetid eller transporttid til produktiv tid”, siger Jacob Heinsen. “Jeg kan tage min iPad frem, og den er allerede opdateret. Og jeg kan gøre det i min bil, mens min kone kører, i toget eller i lufthavnen.”

FORDELENE

Gennemsigtigheden har hjulpet med at forbedre brugertilfredsheden. Det er usædvanligt, at medarbejdere udtrykker, at de er gladere for deres arbejde to måneder efter implementeringen af et helt nyt sagsbehandlingssystem.

Men 96% siger, at de mener, gennemsigtigheden er forbedret med det nye system. 62% siger, at de er tilfredse med, hvordan systemet understøtter det at fremfinde dokumenter og filer (med det tidligere system var det 12%). 81% er tilfredse med muligheden for vidensdeling (med det tidligere system var det 7%). 37% siger, at det nye system har øget deres generelle arbejdsglæde – en sjælden ting for et nyt IT-system. 

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er reduceret med en tredjedel sammen med besparelser i papirforbruget. Transportministeriet vandt Digitaliseringsprisen for deres implementering af F2 tilbage i 2011.