Produktionssystem til offentlig forvaltning

F2 er en ny type software til offentlig forvaltning. Oprindeligt blev F2 udviklet i tæt samarbejde med Social- og Indenrigsministeriet, der implementerede den første version af F2 i 2008, og siden da har mere end 50 offentlige kunder implementeret.

I dag er F2 på sin 8. version, og der udkommer en ny version mindst en gang om året.

F2 er mere end et produktionssystem til offentlig forvaltning. Det er også en model for, hvordan man digitaliserer den papirbårne forvaltningstradition og bevæger sig ind i en ny digital æra tro mod god forvaltningsskik. Modellen udvikler sig kontinuerligt med hjælp fra F2-brugere, som i øvrigt opgraderer deres version minimum en gang årligt.

Med et produktionssystem som F2 er det muligt at udføre alle forvaltningsopgaver digitalt og samtidig automatisk overholde alle lovmæssige krav. F2 er designet som en email-klient beriget med muligheder for bl.a. at udføre bestillinger, godkendelser, chatte, arkivere, journalisere og sagsbehandle. Derudover er der et tilvalg af moduler, der betyder, at key executives eksempelvis kan udføre alt deres daglige arbejde på en iPad.     

En ny tilgang til digitaliseringen af det offentlige

F2 adskiller sig fra andre løsninger på markedet, fordi det blev bygget helt fra bunden i tæt samarbejde med ministerierne, hvor hele forvaltningsmodellen blev tænkt ind fra starten. Den klassiske forvaltningsskik blev omdrejningspunktet for en ny softwarearkitektur. Den gør, at replikation af data bliver elimineret, og man slipper for en lang række systemintegrationer, som man normalt ser i klassiske IT-systemer. F2 er standardsoftware, der er designet således, at den enkelte organisation selv kan konfigurere softwaren, så den imødekommer forretningens krav. Det gælder både generiske processer såvel som mere komplekse fagprocesser.

Alt på et sted

Generelt vænner brugerne sig hurtigt til F2. Dette skyldes et velkendt email-interface med alle de nødvendige funktioner i et vindue. F2 benytter sig af samme terminologi, man anvender i det offentlige, og brugerne har derfor let ved at anvende mange af de simpleste funktioner helt af sig selv. Det betyder ikke, at F2 ikke understøtter mere komplekse arbejdsgange. Tværtimod har brugerne mulighed for at få understøttet alle de vante arbejdsgange digitalt.

I dag anvender mange emails til at udføre de fleste af deres arbejdsopgaver. Udnyttes F2 fuldt ud oplever brugerne stadig, at de arbejder ud af deres email, men nu i en beriget version hvor funktioner som arkivering, journalisering, godkendelser, chat og bestillinger er automatiseret og indarbejdet i email-vinduet. I stedet for at have en lang række integrationer til andre systemer kan man nu bare arbejde ud af et enkelt system.

Implementering af F2

F2 Consulting er ansvarlig for leverance af F2, som er cBrains kombinerede digitale arkiv- og sagsbehandlingssystem.

Afdelingen består af 15-20 konsulenter, der dels implementerer F2 hos nye kunder, og dels håndterer og har kontakten med de eksisterende F2 kunder.

Afdelingen er delt op i en række teams, der alle er eksperter i F2 med hver deres forskellige funktioner: Project Management Office (PMO): Single Point of Contact for nye projekter. PMO står for allokering af teams/konsulenter og yder støtte til konkrete projekter. PMO er desuden ansvarlig for en lang række interne administrative opgaver såsom ressourceplanlægning, fakturering, forecast mv. Det er også PMO, der er ansvarlig for at vedligeholde og udvikle cBrains implementeringsmetode og sikre videndeling og standardisering internt.

Kerneteam 1 og 2: De to teams af konsulenter, der tager sig af standard F2, arbejder med projekter, der har en foruddefineret start- og slutdato. Medarbejderne i de to konsulentteams er ansvarlige for leverance af konsulentydelser på konkrete projekter inden for områder som projektledelse, afklaringer, opsætning, opgraderinger, floorwalking, uddannelse, konvertering, aflevering, arbejdsgangsanalyse mv.

Proces team: Teamet arbejder med at analysere, optimere og implementere sagsspecifik procesunderstøttelse og bistår kunderne i både afklaringer og den tekniske opsætning af processer og selvbetjeningsløsninger, der understøtter konkrete arbejdsgange hos kunden.

For mere information om F2 Consulting kontakt:

Robert Lentz, COO Tlf.: +45 3063 7722
E-mail: rl@cbrain.com