cBrain tilbyder bookingløsning til jobcentre. Det er samme løsning, som bl.a. er i anvendelse hos en række A-Kasser under Danske A-Kasser og hos Statsforvaltningen. Løsningen er tilpasset til anvendelse i jobcenter. I samarbejde med Frontdesk er løsningen leveret til Odsherred Kommune. cBrain leverer bookingløsningen, mens Frontdesk leverer fremmøderegistrering m.m.
Løsningen er tidligere leveret til A-kasser under Danske A-Kasser
cBrain har siden 2011 leveret booking-løsninger til flere A-kasser under Danske A-Kasser i forbindelse med håndtering af indkaldelse til rådigheds- og cv-samtaler. Booking-løsningen er en fagproces som også anvendes af bl.a. Statsforvaltningen i forbindelse med understøttelse af booking f.eks. til vilkårsforhandlinger. Løsningen er således velfungerende og rig på funktionalitet, hvorfor en udvidelse til jobcentre har været et naturligt næste skridt.
Kommuner kan fremover anvende deres egen planner-løsning
Kommunerne har fået frit valg med hensyn til valg af planner-løsning. I flere år har det været en central service udbudt via Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, STAR, men det er nu op til kommunerne at vælge deres egen løsning. Markedet er forholdsvis begrænset på velfungerende bookingløsninger og cBrain ser derfor med interesse på muligheden og byder Odsherred velkommen som første kunder på en Booking-løsning til jobcenteret.
Samarbejde med FrontDesk
Løsningen til Odsherred jobcenter er blevet til i et samarbejde mellem cBrain, FrontDesk og Odsherred Kommune. cBrain’s løsning muliggør, at borgeren kan booke tid online til møder med kommunens jobcenter. Dermed slipper borgeren for at stå i kø. -Borgeren modtager typisk en indkaldelse til møde hos jobcentret i sin e-Boks. Herefter logger borgeren på Jobnet og booker en tid direkte i jobcentrets kalender. Via integration til cBrains booking-løsning tjekker vi automatisk sagsbehandlernes og mødelokalernes tilgængelighed i realtid.
Borgeren slipper både for ventetid på jobcentret, og for dobbeltbookinger. Når borgeren møder op fysisk i kommunens jobcenter, registrerer vedkommende sit fremmøde på FrontDesk-standeren.
Om samarbejde med Frontdesk, udtaler Henrik Rud Pedersen, Afdelingsdirektør og ansvarlig for booking-løsningen i cBrain:
Henrik Rud Pedersen
“At kunne tilbyde kommunerne en sammenhængende løsning giver rigtigt meget mening for os. FrontDesks løsning er vel nok en af de bedste på markedet. Rigtig mange kommuner har allerede valgt løsningen. Dertil kommer, at FrontDesk har en serviceminded tilgang til kunderne og et professionelt produkt. Vi mener selv, at det er et rigtig godt match, både som leverandører af en sammenhængende løsning og tilgang til kunder.”
Lasse Rydberg, Direktør i FrontDesk udtaler:
”Vi ser rigtige gode muligheder i samarbejdet. Vi rakte ud efter samarbejdet med cBrain for at supplere vores løsning med funktionalitet, som ligger uden for ambitionerne med vores produkt. For FrontDesk betyder samarbejdet, at vi nu sammen med cBrain kan tilbyde vores kunder en komplet løsning. ”
Odsherred Kommune på M4 Booking
Et resultat af samarbejdet med FrontDesk er, at den første kommunale kunde på Booking løsningen bliver Odsherred Kommunes jobcenter. Jobcenteret anvender allerede FrontDesk.
Odsherred havde en udfordring med deres bookingprocesser, som cBrain kunne hjælpe med. Før havde hver medarbejder eget kontor. Men efter en flytning sidder jobcenteret i et åbent kontorlandskab med et begrænset antal mødelokaler. Deres tidligere bookingløsning kunne ikke håndtere, at lokalerne var den begrænsede ressource i bookingen.
Fristen for at sætte cBrain´s bookingløsning i drift hos Odsherred Kommune var fastlagt på forhånd på grund af STAR´s model for ”Skiftesporet”. Skiftesporet er en betegnelse for de 4 gange årligt, hvor en kommune kan skifte fra STAR´s planner til en anden leverandørs bookingløsning.
Heidi Johansen, Leder af Digitalisring og IT i Odsherred kommune udtaler:
”Vi oplever cBrain som en ansvarlig og professionel leverandør. En leverandør der både lytter og udfordrer gældende praksis. Selvom det har været et presset udviklings- og testforløb, så har cBrain leveret til tiden og med høj kvalitet. Vi ser frem til at arbejde med M4 Booking i vores jobcenter. Det er nyt, at M4 booking skal bruges i kommunalt regi, men løsningen er til gengæld ikke ny. Der er tale om en velafprøvet løsning, som i dag anvendes i a-kasserne. M4 booking lever fuldt ud op til kravene omkring selvbooking, og er brugervenlig, fleksibel og har et visuelt godt planlægningsværktøj, som ikke er set i tilsvarende løsninger. M4 booking skaber sammenhæng! Vi har erstattet vores jobcenter Planner med M4 booking og samtidig fået tovejs-integration, automatisk lokalebooking til Outlook samt grænsesnit til FrontDesks kø- og aftalesystem.”
Den sammenhængende løsningen i funktion
Bookingprocessen udfolder sig i et samspil mellem kommunens ESDH-system, e-Boks, M4 Booking, DFDG/Jobnet, FrontDesk og Outlook/Exchange.
Hovedpunkterne i processen er:
En borger modtager et brev i sin e-Boks om, at vedkommende skal til samtale hos kommunens jobcenter. Brevet er typisk sendt fra kommunens ESDH-system. Kommunen indkalder på to måder: Enten som en indkaldelse til et fastlagt tidspunkt eller en meddelelse om, at borgeren skal selvbooke inden en bestemt frist.
Jobnet bliver opmærksom på indkaldelsen eller fristen på selvbooking via integration til DFDG.
Hvis jobcenteret har fastsat et bestemt mødetidspunkt på forhånd, skal borgeren logge ind på Jobnet og acceptere indkaldelsen. Hvis der er sendt en besked om selvbooking, skal borgeren booke en ledig tid inden den fastsatte frist. De ledige tider og bookinger håndteres via integrationer til cBrain´s bookingløsning.
Når borgeren har booket sin tid, vil såvel mødelokale som medarbejder modtage den bookede aftale i deres kalender, som f.eks. kan være Outlook.
FrontDesks fremmødestander viser borgerens bookede aftaler direkte fra cBrain´s booking løsning, når borgeren møder op i jobcenteret. Herefter kan borgeren registrere sit fremmøde, der registreres tilbage i bookingløsningen.
For borgeren er der ingen forskel, da bookingprocessen stadig sker i Jobnet. Men for planlæggere og kommunens medarbejdere betyder Booking-løsningen fra cBrain en stor forskel fra det, de kender i dag
cBrains booking løsning tilbyder en række funktioner
Enkel ressourcestyring - Planlæggernes overblik og fleksibilitet
Løsningen tilbyder enkel ressourcestyring, således at medarbejdernes tid kan allokeres og dermed stilles til rådighed for bookingsystemet. Ressourceallokeringen kan baseres på enkle ugeskabeloner, der rulles ud automatisk eller manuelt. Planlæggere notificeres, hvis der er for få ledige tider.
Lokalehåndtering
Løsningen kan håndtere, hvis der er begrænset lokalekapacitet således, at medarbejdere kan deles om lokaler. Derudover håndteres eget kontor, reserveret lokale, digitale møder mv.
To-vejsintegration til Outlook
Den veludbyggede Outlook-integration i løsningen kan både læse og skrive i Outlook, således at planlæggere kan se Outlook-aftaler inde fra bookingsystemet og dermed har det fulde overblik over ledige tider. Bookinger kan skrives direkte i både medarbejder- og lokalekalendere.
Fleksibilitet og variationer i mødetyper
Med M4 Booking kan kommunen sætte de mødetyper op, der er behov for og udstille dem som et varekatalog for borgeren. Dermed er det let for borgeren at finde den mødetype, der er relevant for borgerens behov hos kommunen.
Mulighed for både frivillige og lovpligtige indkaldte samtaler
Visse mødetyper kræver en indkaldelse fra kommunen. Løsningen understøtter at disse mødetyper ikke kan selvbookes.
Mobilvenlig booking
Brugerfladen af booking-flowet kan udstilles på kommunens hjemmeside. Det er samtidigt responsivt og kan tilgås på mobile enheder.
Mail- og SMS-bekræftelser (inklusiv NemSMS)
Løsningen tilbyder også mulighed for at sende bekræftelser og påmindelser til borgeren. A-kasser under Danske A-Kasser og Statsforvaltningen anvender SMS advisering via NemSMS sammen med cBrain´s bookingløsning til at sende påmindelser om møder.
Rige integrationsmuligheder (ESDH-/fagsystemer og selvbetjening)
Løsningen tilbyder en lang række standard webservices, som gør det muligt for fagsystemer at lade bookingen indgå i en større proces. Der er bl.a. mulighed for at aflevere en indkaldelse til M4 Booking og få en tid tilbage, der efterfølgende kan sendes ud fra fagsystemet.
Kontakt FrontDesk
Direktør
Lasse Rydberg telefon: +45 31 65 13 63 Email: lasse@front-desk.dk
Se mere på frontdesksuite.com
Kontakt cBrain
Konsulent
Cecilie Toft Torstensen Telefon: +45 71 74 13 18 eMail: ctt@cbrain.com
Se mere på www.cbrain.dk