Statsforvaltningen var nomineret til Digitaliseringsprisen 2016 for den med- og selvbetjeningsløsning, som er baseret på forvaltningens digitale produktionsplatform F2. Målet for administrations- og it-chef Rasmus Kruse er at være bedst til borgerservice.
It- og administrationschef Rasmus Kruse kom et skridt nærmere målet om at være bedst til borgerservice, da Statsforvaltningen i oktober 2015 tog en ny med- og selvbetjeningsløsning i brug. Med løsningen bliver de data, som borgere og andre parter selv leverer, integreret direkte i forvaltningens digitale sagsbehandling.
Statsforvaltningen tog den nye digitale produktionsløsning i brug ved årsskiftet 2014/2015 blandt andet med tjeklistebaseret procesunderstøttelse i ægteskabssager. Med- og selvbetjeningsløsningen er det næste skridt i forvaltningens digitaliseringsstrategi. Besparelserne er til at få øje på.
Markante besparelser
Ifølge Rasmus Kruse er effektiviseringer, som den digitale sagsbehandling fører til i ægteskabsårsager, den primære årsag til, at forvaltningen har reduceret omkostningerne på området med 50 procent og sænket gebyret for borgere i ægteskabssager fra 900 til 420 kroner. På samme måde er sagsbehandlingstiden i ukomplicerede sager om Konfirmationsbidrag reduceret med flere dage.
Det er den slags markante besparelse, som Rasmus Kruse og Statsforvaltingens medarbejdere skal levere for at dokumentere afkastet af investeringen i den digitale sagsbehandlinng. Statsforvaltningen har siden 2013 brugt mellem 20 og 25 millioner kroner på it-systemer mv. En skarp kontrast til tidens overskrifter om it-skandaler i 100 millioner kroners klassen.
”Vi har fået en løsning med en meget stor kompleksitet. Udfordringen i denne type løsninger ligger i ledelsen: Procesunderstøttelse baseret på tjeklister i stedet for traditionelle swimlane-diagrammer kræver, at man kender sin forretning og har overvejet både hvordan opgaver kan og skal løses,” siger Rasmus Kruse.
It og administrationischef Rasmus Kruse, Statsforvaltningen.
Hans egen placering i Statsforvaltningens ledelse gør det muligt at udnytte teknologien optimalt. På den måde er forvaltningen godt på vej til at realisere de økonomiske mål, som Folketinget stillede op med Finansloven i 2013.
Men samtidig øges serviceniveauet over for borgerne betragteligt, med den nye med- og selvbetjeningsløsning. Og det er den vej, som Ramus Kruse ønsker at statsforvaltningen skal fortsætte ud ad fordi målet for Statsforvaltningen ligesom alle andre offentlige serviceløsninger er den nødvendige borgerservice leveret til den laveste pris på det rigtige tidspunkt.
Kvalitetssikring og videndeling
Derfor er det også afgørende, at den tjeklistebaserede procesunderstøttelse er en hurtig og billig kvalitetssikring. De forvaltnings- og lovgivningsmæssige krav, der stilles til løsningen af en opgave, bliver en del af tjeklisten og dermed en del af opgaveløsningen i stedet for en ekstra kontrolopgave.
Den tjeklistebaserede procesunderstøttelse er også en ny og effektiv måde at sikre videndeling. Nye sagsbehandlere kan støtte sig til procesunderstøttelsen i tjeklisterne, som redigeres og udvikles efterhånden som viden i organisationen ændrer sig. Ligesom hele organisationens sagshistorik er tilgængelig i F2.
På spørgsmålet om de fremtidige udfordringer svarer Rasmus Kruse:
”Lige nu er forretningsstrategien digitalisering i Statsforvaltingen. Det er afgørende at lederne er gode til at tænke teknologien ind i deres processer,” siger han og fortsætter:
”Så skal vi holde fast i at starte i det små og så skalere i stedet for at ville løse alting på en gang.”