På et morgenmøde på cBrain delte de to departementchefer; Sophus Garfiel og Jacob Heinsen egne erfaringer om digitalisering. Sophus Garfiel fremhævede, hvordan digitalisering giver mulighed for at understøtte rettidighed og kvalitet i forvaltningens arbejde. Eksempelvis fortalte han, hvordan der nu er fuld transparens i forbindelse med besvarelse af spørgsmål fra Folketinget, hvor det er blevet muligt at få et overblik, hvor sagen (svaret) ligger sammenholdt med deadlines.
Jacob Heinsen fulgte op i det, han påpegede, at hvis man virkelig vil have effekt af digitalisering skal man digitalisere fuldt ud. Effekterne opnåes først for alvor, når hele organisationen arbejder digitalt og for alvor tager de nye værktøjer i brug. Ligesom Sophus fremhævende han også overblikket over sagens fremdrift og ansvarsplacering. Samtidig bemærkede han, at Transportministeriets departement havde sparet 24 timer ved besvarelser af henvendelser fra Folketinget. Alene fordi forelæggelsen ikke længere bliver håndbåret rundt i departementet.
Jacob Heinsen følger op på Sophus Garfiels erfaringer
Director for McKinsey Center of Government, Bjarne Corydon faciliterede efterfølgende en debat om det digitale bureaukrati. Er det muligt at tale om det digitale bureaukrati som begreb og har vi mulighed for at definere best practices?
Vi er i Danmark langt fremme med digitalisering af den offentlige sektor. For fjerde år i træk er Danmark nummer 1 på EUs DESI-indeks (digital economy and society index). Derfor er det helt naturligt, at vi netop i Danmark stiller disse spørgsmål.
Debatten viste, at en række departementer er nået langt i retning af at digitalisere arbejdet og arbejdsgange. Ikke mindst gennem cBrains arbejde, hvor 12 departementer i dag baserer deres produktion på cBrains F2 software og den model for det digitale bureaukrati, som F2 er baseret på.
Det spørgsmål, der blev stillet er bla., hvor langt det er muligt at tage denne model. Modellen er i dag også indført i en række styrelser, og Statsforvaltningen vandt digitaliseringsprisen i 2017 i kraft af de markante effektiviseringsgevinster og forbedret borgerservice som er opnået ved at indføre F2 og den samme model som departementerne.
Kan modellen for det digitale bureaukrati anvendes i andre sektorer, eksempelvis på det sociale område, hvor der stadig arbejdes på at findes en fælles standard og gode digitale værktøjer. Eller er disse områder for komplekse?
Bjarne Corydon nævnte i den forbindelse, at McKinseys undersøgelser viser, at der er potentiale for 25 procent effektivisering gennem yderligere digitalisering og automatisering qua en række af nye teknologier herunder robotter og AI.