Risikoen for at opfinde en hestevogn med motor er stor i digitaliseringen. Den løsning, der ser smartest ud på tegnebrættet, er ikke nødvendigvis det, der er brug for i sagsbehandlingen. Det handler om at fokusere på de opgaver, som informationsteknologien skal løse.
Den tjeklistebaserede procesunderstøttelse i F2 giver sagsbehandlerne større frihed til at løse opgaverne og sikrer øget effektivitet i sagsbehandlingen. Sagens dokumenter dannes løbende i baggrunden og styringsreolen sikrer overblikket.
Den digitale understøttelse af opgaverne i sagsbehandlingen er helt central i Statsforvaltningens digitale revolution. Med implementeringen af F2 foregår behandlingen af skilsmissesager nu for eksempel efter et tjeklisteparadigme, der vejleder sagsbehandleren i de tilknyttede opgaver.
En tjekliste består af en række forskellige opgaver, der kan variere afhængig af sagen. Hvis der for eksempel er børn i et forhold, skal der løses en række opgaver som har med forældremyndighed at gøre. Er der ikke enighed mellem forældrene om forældremyndighed, så udløser det andre opgaver, end hvis der er enighed og så videre.
Variantstyring
Det er disse variationer, som afgør, hvilke opgaver sagsbehandleren skal løse under sagsbehandlingen. I forbindelse med Ægteskabsprotokollen hos Statsforvaltningen er der omkring 80 variantdefinitioner, der kombineret med hinanden vejleder sagsbehandleren i arbejdet.
Undervejs i sagsbehandlingen defineres opgaverne afhængig af de data, som sagsbehandleren for eksempel indtaster under vilkårsforhandlinger i en skilsmissesag. Samtidig oprettes de dokumenter automatisk, som skal bruges i sagen: breve, aftaler, bevillinger, afslag og så videre afhængig af sagen og organisationen.
Automatisk dokumentproduktion
Dokumentproduktion er tæt knyttet til de variantdefinitioner, som skaber tjeklisterne i sagsbehandlingen. Afhængig af varianterne kan dokumenterne nemlig finde data og fraser som skal bruges til at danne dokumenterne og flette dem ind, så dokumenterne bogstaveligtalt dannes i baggrunden af F2-softwaren, mens sagsbehandlingen finder sted.
Det er Claus Mølgaard Laustsen, konsulent hos cBrain, der fortæller om anvendelsen af F2-softwaren hos Statsforvaltningen. Han har som en del af cBrains leveranceorganisation været med til at konfigurere F2-softwaren for Statsforvaltningen.
Processer konfigureres
F2 er standardsoftware, hvor procesunderstøttelsen konfigureres - det vil sige, at der ikke skal skrives kode men alene ændres indstillinger i standardsoftwaren. Og ifølge Claus Mølgaard Laustsen er det helt centralt fordi konfigurering gør det lettere for organisationen at ændre og udvikle processerne, når F2 er implementeret.
Organisation kan nemlig selv ændre og udvikle de digitale processer, når der for eksempel kommer lovændringer, organisationen ændrer sig eller lignende. For Claus Mølgaard Laustsen er det også vigtigt at understrege, at tjeklisteparadigmet ikke binder sagsbehandlerne; hverken af opgaverne eller rækkefølgen. Det er sagsbehandleren, der med sin faglighed træffer beslutningerne i sagsbehandlingen.
Digital løftestang
”Man kan sige at tjeklisterne er en digital løftestang. Den knapt så erfarne sagsbehandler kan få stor hjælp og den erfarne sagsbehandler kan løse opgaverne hurtigere,” siger Claus Mølgaard Laustsen og understreger:
”Digitaliseringen af processerne giver således både sagsbehandlerne arbejdsfrihed samtidig med, at kvaliteten og effektiviteten af myndighedens sagsbehandling sikres. Kernen er den forretningslogik, som variantstyringen og tjeklisterne hjælper med at skabe.”
F2 Styringsreolen
Med F2 Procesunderstøttelse har Statsforvaltningen fået mulighed for at arbejde digitalt med processerne i sagsbehandlingen. I den anden ende af produktionen har forvaltningen også fået en ny integreret mulighed for at skabe overblik og styre produktionen med F2 Styringsreolen.
Styringsreolen er en digital reol, hvor man kan finde sager organiseret på hylder. Hylderne konfigureres efter behov og kan indrettes efter de mange typer af metadata, som F2 giver mulighed for at mærke sager op med.
I F2 er søgelister – baseret på søgninger i metadata – selve kernen i dokumenthåndteringen og sagsbehandlingen. F2 Styringsreolen er i princippet et meget avanceret søgeresultat, som er grafisk fremstillet.
Statsforvaltningen bruger Styringsreolen til at organisere og lede produktionen af de 30.000 sager, som løbende er under behandling. Sagsbehandlerne kan fra Vidensarbejderens desktop åbne styringsreolen og finde sagerne med for eksempel en bestemt prioritering. Med et klik åbnes sagen med alle de tilknyttede akter og dokumenter, sagsbehandlingen kan gå i gang.
På samme måde kan mellemledere og topchefer bruger styringsreolen til at få overblik, planlægge og styre sagsbehandlingen i Statsforvaltningen.
Læs hele artiklen Sådan digitaliserers arbejdsopgaverne med F2 i cView 01 2015