Det sidste års tid har vi arbejdet intensivt på at forbedre vores støtte til jeres afleveringer til Rigsarkivet. Det har givet anledning til en lang række optimeringer og nye værktøjer

Vi har i mange år støttet en lang række afleveringer til Rigsarkivet. Tilgangen har på mange måder været god og vi har fået mange positive tilbagemeldinger på kvaliteten af de afleveringsprocesser, som er gennemført.

Sidste år besluttede vi at genbesøge processen for at bringe de gode erfaringer mere i spil og sikre et endnu bedre grundlag for at støtte jer i afleveringsprocessen.

Det er blevet til et samlet koncept, som allerede starter i forbindelse med udarbejdelse af journal-instruksen, hvor fundamentet for jeres løbende kvalitetsarbejde etableres.

Vi har således etableret en række services, som er afgrænsede opgaver, men som typisk indgår som delleverancer i en løsningsbeskrivelse. Dermed understøttes en vis grad af fleksibilitet eftersom at der kan være forskellige udgangspunkter for en aflevering.

Vi har opdelt opgaverne, som vi kan hjælpe med, på følgende måde:

Konsulentopgaver i forbindelse med anmeldelse

- Støtte til udarbejdelse af journalinstruks

Konsulentopgaver i forbindelse med Rigsarkivets periodiske kontrol

- Støtte til udførelse af kvalitetskontrol i forbindelse med periodisk kontrol

- Støtte til oprydning i forbindelse med periodisk kontrol

Konsulentopgaver i forbindelse med identifikation af det bevaringsværdige materiale

- Støtte til kvalitetskontrol inden opstartsmøde med Rigsarkivet

- Støtte til indledende oprydning

- Støtte til, i samarbejde med Rigsarkivet, at identificere det bevaringsværdige materiale

Konsulentopgaver i forbindelse med afleveringen

- Støtte til aflevering af bevaringsværdigt materiale

- Støtte til håndtering af fejllister

Endvidere har vi en lang række muligheder for at støtte det videre journalperiodeskift uanset om I benytter metode A, B eller C. Det uddyber vi nærmere i en kommende nyhed.

Afleveringer er et område, som vi gerne vil støtte jer yderligere i og vi arbejder på at sikre jer en proces, som løbende optimeres og er effektiv i relation til samarbejde med Rigsarkivet.

Skulle I ønske en mere dybdegående gennemgang eller har spørgsmål, er I velkommen til at kontakte Nina Christiansen på nsc@cbrain.com.

Mange hilsner,

Josephine

Funktion i Microsoft 365 åbner muligheden for fejl. Læs her mere om, hvad det betyder for din installation

Kære alle,

Vi har sendt information ud om problemet, men for en sikkerhedsskyld gentager vi det her på kundeportalen.

I Microsoft 365 er der introduceret mulighed for automatisk at gemme sine dokumenter i Word, Excel og PowerPoint i OneDrive. Aktiverer man denne mulighed, gemmes det dokument, man har åbent, direkte i OneDrive og ikke længere lokalt.

Bemærk at autosavefunktionen og dermed koblingen til OneDrive også kan aktiveres gennem andre funktioner, fx når man slår funktionen Versionshistorik til.

For F2-brugen betyder dette, at hvis man åbner et dokument fra F2 og aktiverer autosave, så mistes forbindelsen fra dokumentet til F2, og dermed bliver dokumentet ikke længere gemt i F2, men kun i brugerens OneDrive.

Denne situation vil også gøre sig gældende for de Office-dokumenter, der åbnes fra andre file-shares, og det er derfor ikke et F2-Microsoft issue.

Vi kan ikke gøre noget for at undgå situationen fra F2, men vores klare anbefaling er, at I ikke gør brug af autosave, når I arbejder i F2.

Det er muligt via Microsoft Group Policies at fjerne autosave knappen fra visningen i Word, Excel og Powerpoint. For at få sat dette op, bedes I tage fat i jeres driftsleverandør.

Skulle I have yderligere spørgsmål, er I velkommen til at kontakte din Customer Care konsulent.

Mange hilsner,

Josephine

Vi har brugt meget energi på vores CSR-rapport i år - måske det er relevant for dig og din organisation at vide, hvordan cBrain forholder sig til CSR og den påvirkning, som vi i fællesskab kan sikre

Har du læst cBrains CSR-rapport for 2020?

Hvis ikke, kan den fulde rapport læses her. I korte træk lægger rapporten vægt på, hvordan cBrain som virksomhed forholder sig til sit sociale ansvar. Du er meget velkommen til at distribuere i din organisation.

I dette års CSR-rapport er der, ud over en generel introduktion til cBrain, også en præsentation af et bredere fokus på vores arbejde med nedenstående SDG-mål:

SDG 13 aims to take urgent action to combat climate change and its impact

Helt konkret ser vi to vigtige parametre i vores bidrag til SDG 13. Vi er i stand til at sikre at de fonde og myndigheder, som har penge til miljøet, har en digital proces fra ansøgning til bevilling, udbetaling og opfølgning, der sikrer en effektiv understøttelse. Sammen med Miljøstyrelsen har vi nu flere eksempler på det vi kalder klima-software. Hertil kommer også, at F2 forholdsvis hurtigt kan understøtte en ansøgnings- og udbetalingsproces. I og med at det sker hurtigt, kan der spares på budgettet og de penge, som spares, kan konverteres til flere klima-løsninger.

SDG 16 relates among other issues to the development of effective, accountable, and transparent institutions at all levels

Det er den grundlæggende erfaring med understøttelse af forretningsprocesser i myndigheder, som er relevant i relation til SDG 16. F2 understøtter et grundlæggende bureaukrati eller compliance, som skal sikre at sagsbehandlingen sker i henhold til de gældende regler og standarder. Som et naturligt led i samarbejdet med jer i de danske myndigheder og den måde F2 løbende videre udvikles på, er der en fast track for de lande, som ønsker mere ”demokratisk” understøttelse af deres samlede organisering. Hertil kommer at vores implementeringsprocesser efterhånden har nået et standardniveau, hvor internationale organisationer får en effektiv leverance både i form af en ”MODEL” for forvaltningsarbejde, et ”STANDARD” system og konfiguration samt et standard ”IMPLEMENTERINGSFORLØB”.

SDG 17 relates to the encouragement and the promotion of effective public-private partnerships

Med udgangspunkt i modellen for det digitale bureaukrati, som i høj grad skyldes det tætte samarbejde med jer i de danske myndigheder, har vi løbende dialog med lande, som har en interesse i at fremskynde processen med at sikre en digital transformation. I de sidste 5 år, og specielt før Corona, har vi haft besøg eller besøgt mere end 20 lande med fokus på at understøtte muligheden for en hurtig og effektiv anvendelse af samme model, som vi understøtter hos jer. Sammen med standard softwaren F2 bringer vi også erfaring og standarder relateret til implementering, som direkte kan anvendes. Arbejdet fortsætter og vi hører gerne fra jer, hvis I kender til eller er involveret i internationale organisationer, som har fokus på erfaringsopsamling fra fx Danmark.

Hvis du har læst ovenstående med interesse og har ideer til, hvordan vi yderligere kan gøre en forskel eller ønsker mere information, så hører vi meget gerne fra dig. Skriv til Robert Lentz rl@cbrain.dk.

Det er også meget relevant, hvis du har samarbejde med myndigheder internationalt. Det vil være meget nemmere, hvis vi sammen kan øge hastigheden på implementering af klima-software eller mere ”effective, accountable, and transparent institutions”. Skriv til Robert Lentz rl@cbrain.dk.

Mange hilsner,

Josephine

Til inspiration er et udvalg af F2 Quick Guides nu tilgængelige på kundeportalen

Vi har netop tilføjet nogle eksempler på F2 Quick Guides til kundeportalen.

cBrain Academy har produceret en række standard quick guides, der kan hjælpe nye og eksisterende brugere med at forstå ikoner, funktioner og begreber i F2. Se dem her.

Vi har til din inspiration og til fri afbenyttelse lagt følgende på kundeportalen:

·          Hvordan er det nu, jeg adgangsbegrænser min akt?

·          Skal jeg chatte eller sende en e-mail?

·          Hvilken liste skal jeg søge i?

 Academy udvikler løbende quick guides og tilbyder desuden at udvikle quick guides, der er henvendt direkte til jeres brugere og arbejdsgange i jeres organisation.

Skulle I have spørgsmål til F2 Quick Guides, er I velkommen til at kontakte Academy, Tanja Christensen, på tcr@cbrain.com 😊

Mange hilsner,

Josephine

Velkommen til Kulturministeriet som ny kunde på F2

cBrain har netop indgået aftale med Kulturministeriet, som har valgt at indføre F2 til brug i ministeriets departement.

Vi glæder os over at kunne byde Kulturministeriet velkommen til F2 😊

Mange hilsner,

Josephine

Status på nyt modul i F2 der understøtter den nye nationale Digitale Post

Der er tidligere udsendt nedenstående orientering. Hvis du allerede har modtaget denne, så spring bare videre til næste nyhed 😊

Mange hilsner,

Josephine

Det drejer sig om en uddybende statusmeddelelse fra cBrains Product Management angående ny Digital Post.

Nyt F2 modul til ny Digital Post

cBrain har udviklet et nyt modul til F2, som understøtter ny Digital Post. Det nye F2 modul er baseret på de specifikationer, som Digitaliseringsstyrelsen frigav i efteråret 2020, og cBrain påbegyndte test med de første kunder i starten af året.

Det nye modul vil blive tilbudt på den nyeste SKI 02.19 Cloud-aftale. For de kunder, som ikke er på den nyeste SKI 02.19 Cloud-aftale, arbejder vi på at afklare de kommercielle muligheder og vilkår.

Status på udvikling og leverance af det nye modul

Det var planen, at det nye modul blev pakket i en F2 version, som kunne installeres fra april 2021, og vi havde derfor planlagt et større antal opgraderinger i foråret og hen over sommeren.

I sidste måned, parallelt med de første kundetest, fik cBrain imidlertid oplyst, at specifikationerne til ny Digital Post ændres, idet leverandøren nu vil anvende en anden sikkerhedsmodel i forbindelse med kommunikationen. Det er vores vurdering, at ændringerne er fornuftige. Men vi noterer samtidig, at der ændres ved centrale elementer i den nye Digitale Post-løsning.

Vi modtager løbende information om status for udvikling af ny Digital Post. Vi har fået oplyst at den del af specifikationen, som har betydning for cBrains arbejde, forventes at være klar senest i starten af juni.

Baseret på de første informationer omkring de nye specifikationer har cBrain påbegyndt arbejdet omkring en omskrivning af det nye F2 modul. Men det er klart, at arbejdet er besværliggjort af, at vi ikke har et endeligt design.

Det er cBrains mål at kunne afslutte arbejdet hen over sommeren, således at kundetesten kan genoptages i august, og således at vi kan pakke og teste en særlig F2 version medio september.

Tidsplanen er presset. Færdiggørelse af det reviderede F2 modul kræver, at specifikationerne er færdige senest i juni, og når specifikationerne er klar, er der herefter 6-8 uger til at færdiggøre og teste modulet internt. Færdiggørelse og test kræver, at cBrain får adgang til nye testmiljøer, som understøtter de nye specifikationer. Endelig kræver tidsplanen, at kundetesten kan gennemføres på få uger i august, og at der kun findes minimale fejl i testen.

Når det nye F2 modul frigives, vil der være ca. 6 uger til at opgradere de relevante kunder frem til november, som er den seneste udmeldte dato for driftstart af den nye Digitale Post.

Opgradering

Vi vil derfor allerede nu begynde at planlægge opgradering, baseret på den nye tidsplan. For de mange kunder, som kører hos Statens IT, vil dette naturligvis ske i samarbejde med Statens IT.

For at minimere risiko og tidspres i forbindelse med opgraderingen, forventes den særlige september version af F2 stort set kun at indeholde det nye F2 modul til digital post. Herved kan tidsforbrug ved opgraderingen reduceres, hvis der opgraderes fra F2 version 8.3 eller nyere.

Vi foreslår derfor, at de kunder, som gerne vil tage det nye Digital Post i brug hurtigt, sikre at de 1) har adgang til det nye modul og 2) at de bliver opgraderet i foråret eller hen over sommeren til en version 8.3 eller nyere, så de er klar til en release opgradering.

Customer Care vil tage dette med på de næste statusmøder.

Bolig –og Planstyrelsen har netop indgået aftale om implementering og anvendelse af F2

Velkommen til Bolig –og Planstyrelsen!

Styrelsen har valgt at indføre F2 som styrelsens nye digitale platform.

Vi ser frem til et godt samarbejde 😊

Mange hilsner

Josephine

cBrains ISAE 3000 erklæring for år 2020 er tilgængelig på kundeportalen

cBrain har gennemført audit på ISAE 3000 erklæringen for 2020.

Vi har lavet et nyt område på kundeportalen, hvor både ISAE 3000 erklæringen og ISO 27001 certifikatet er tilgængelige. De kan findes her.

cBrain har gennem det sidste år arbejdet på en forbedret operationalisering af de politikker, som vi er underlagt i relation til ISAE og ISO.

Konceptet sikrer, at vi har en mere effektiv opfølgning på de kontrolopgaver, som er obligatoriske og som vi løbende skal udføre. Samtidig har vi indført et koncept for en omfattende stikprøvekontrol med vejledninger, som ligeledes er en del af en omfattende kalenderoversigt, som indeholder alle opgaver både obligatoriske og randomiserede kontroller.

Vi har etableret et team for Compliance and Standards, som har til formål kontinuerligt at vedligeholde og forbedre politikker, vejledninger, standard operating procedures, kontroller og dokumentation. Teamet sørger også for, at udførelse og opfølgning er forankret i de forskellige dele af cBrains organisation.

I relation til ISAE-erklæringen er der kun fremkommet to bemærkninger, hvor vi afviger fra en af PwC’s definerede ’best-practice’. I begge tilfælde har cBrain, gennem en risikovurdering, konkluderet, at de nuværende processer ikke udgør en risiko, som pt. skal ændres. I vores kvartalsvise Management Review møder vurderer vi løbende, om der er grundlag for ændring eller nye tiltag.

Spørgsmål og kommentarer er meget velkomne.

Mange hilsner,

Robert

rl@cbrain.com

Nyt cView med introduktion til nye funktioner i F2 version 8

cView nr. 1 - 2021 er på gaden 😊

Du har sikkert allerede modtaget dit eksemplar. Hvis ikke, kan magasinet downloades fra kundeportalen eller direkte her cView Magazine — cBrain.

I dette nummer er der stillet skarpt på de nye funktioner i F2 version 8 og på de medarbejdere, som dagligt arbejder med design og udvikling af F2. Vi har hørt jeres ønsker og en lang række er kommet med i version 8.

Du er meget velkommen til at anvende cView i din kommunikation videre ud i organisationen. Den digitale version kan lægges på jeres intranet og print er ligeledes tilgængelig, hvis I har brug for eksemplarer til jeres fællesområder såsom kantinen eller lignende.

Skriv gerne til mig, hvis I ønsker at modtage eksemplarer i print.

Mange hilsner,

Josephine

jgr@cbrain.com

Det nye Indenrigs- og Boligministerie er på F2

På baggrund af den kongelige resolution den 21. januar 2021 er der oprettet et nyt Indenrigs- og Boligministerium.

Dermed skulle det tidligere Social- og Indenrigsministerie deles op. I tæt samarbejde med myndighederne blev der hurtigt oprettet nye F2 instanser, hvorefter deres erfarne F2 superbrugere kunne tilpasse og teste de nye systemer og sætte dem i produktion.

Super samarbejde – tak for det.

Mange hilsner

Henrik Nordlund