Engelske manualer til F2 Bestilling og F2 Koncernbestilling

De engelske manualer til F2 Bestilling og F2 Koncernbestilling ligger nu på kundeportalen.

Med bestillingsfunktionen i F2 er det muligt at sende en formel anmodning om udførelse af en opgave til en person eller en enhed. Bestillingsafsenderen har under hele forløbet overblik over, hvor i processen bestillingen befinder sig.

Der er tre overordnede typer bestillinger:

• Den almindelige "interne" bestilling, som er en formaliseret opgaveanmodning inden for en organisation.

• Koncernbestillinger (tilkøbsmodul), der sendes på samme F2-installation, men mellem forskellige myndigheder.

• Eksterne bestillinger (tilkøbsmodul), der giver mulighed for at sende bestillinger til en anden F2-installation på tværs af organisationer.

Find manualerne her:

F2 Request - User manual v. 9 en-GB

F2 Group Request - User manual v. 9 en-GB

cBrain er ISO 27001 godkendt og det betyder, at en lang række SOPs skal overholdes - også når vi håndterer jeres data f.eks. i forbindelse med konverterings- eller afleveringsopgaver til Rigsarkivet

cBrain har siden 2018 været certificeret i IT-sikkerhedsstandarden ISO 27001. Et eksternt auditfirma efterprøver årligt, at vi til stadighed lever op til kravene i sikkerhedsstandarden.

Desuden får cBrain årligt udarbejdet ISAE 3000 (databeskyttelse/GDPR) og 3402 (generel IT-sikkerhed) -rapporter af et revisionsfirma.

cBrains ISO 27001 certifikat samt seneste ISAE-rapporter er tilgængelige på kundeportalen her.

Efterlevelsen af standarderne gør, at vi har klare retningslinjer for modtagelse og håndtering af data fra jer f.eks. i forbindelse med afleveringsopgaver i relation til Rigsarkivet eller konverteringsopgaver.

Eksempler på hvordan der arbejdes med datasikkerheden i cBrain er:

• Når I skal overdrage data til cBrain, skal der foreligge skriftlig aftale om det. Det håndterer vi normalt direkte i løsningsbeskrivelsen, hvor en rubrik skal udfyldes i relation til håndtering af data.

• Når cBrain skal modtage data fra jer på USB-sticks eller harddiske, så skal disse være krypterede.

• Alle medier bliver virus-scannet inden vi må arbejde med data i relation til opgaven.

Hvis du har spørgsmål til datasikkerhed eller IT-sikkerhed i øvrigt i cBrain, er du velkommen til at kontakte Special Advisor Peter Kristensen på pkr@cbrain.com.

Mange hilsner

Peter Kristensen
pkr@cbrain.dk

Engelske manualer til F2 Touch og F2 Manager

De engelske manualer til F2 Touch og F2 Manager til version 9 ligger nu på kundeportalen.

F2 Touch er en web-baseret version af F2 Desktop-klienten, der understøtter udvalgt funktionalitet som for eksempel mails, chats, godkendelser og sagsarbejde. Det betyder, at det blandt andet er muligt at modtage og sende mails og godkendelser på telefonen, når man er på farten.

F2 Manager er en alt-i-én mobil sagsbehandlingsplatform til iPad eller andre tablets, som giver online og offline adgang til de velkendte elementer fra det daglige arbejde i F2 Desktop. Således kan F2 Manager fx give adgang til sager og ad hoc-møder, samt strukturerede møder og godkendelser.

F2 Touch - User manual v. 9 en-GB

F2 Manager - User manual v. 9 en-GB

Rigsarkivet har godkendt F2 version 9.x som afleveringsversion

Kære Alle,

Rigsarkivet har meddelt cBrain, at den seneste version af F2 - version 9.x - er typegodkendt.

Det betyder, at F2 version 9.x er optaget på Rigsarkivets liste over godkendte systemer, som der ikke skal fremsendes teknisk dokumentation for, når vores kunder anmelder og ibrugtager F2.

Det er en nyhed vi er rigtig glade for, da det sparer tid både hos jer, os og Rigsarkivet. Til lykke til os alle med det.

Bedste hilsner

Henrik Nordlund
hno@cbrain.dk

Investitionsbank Schleswig-Holstein har valgt F2 til at understøtte tilskudsadministration i forbindelse med Interreg EU fondsmidler

Vi skal levere en F2-løsning, som understøtter administration af EU-midler i forbindelse med den såkaldte European Regional Development Fund (ERDF), der styres af Investitionsbank Schleswig-Holstein.

På www.interreg5a.eu/dk kan du bl.a. læse følgende om den foregående ansøgningsperiode:

”Vi understøtter videreudviklingen af den dansk-tyske region. I årene 2014-2020 havde vi 90 mio. euro til rådighed til at støtte dansk-tyske projekter til dette formål. Pengene blev brugt til at støtte over 80 projekter, bl.a. inden for sundhedsinnovation, arbejdsmarked og uddannelse, bæredygtig udvikling, turisme og kultur.”

Det er Investitionsbank Schleswig-Holstein som bl.a. håndterer Interreg Deutschland-Danmark. Hvis du er interesseret, kan du læse mere om IB:SH her: www.ib-sh.de/produkt/interreg-5a-deutschland-danmark.

Mange hilsner

Robert
rl@cbrain.com

Velkommen til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen

Vi glæder os over aftalen med Uddannelses- og Forskningsministeriet om leverance af F2 til ministeriets koncern. Det betyder, at Uddannelses- og Forskningsstyrelsen nu indfører F2.

Mange hilsner

Robert
rl@cbrain.dk

Release notes og opdateringstillæg til F2 version 9.4 samt ny engelsk manual

Release note og opdateringstillæg til F2 version 9.4 ligger nu på kundeportalen. Dokumenterne indeholder en beskrivelse af nyheder og forbedringer i version 9.4.

Den engelske manual til F2 Merge Codes (Flettekoder) til version 9 er også tilgængelig på kundeportalen.

F2 Flettekoder gør det muligt at flette data fra F2 eller fraser fra et separat frasearkiv ind i Microsoft Word-skabeloner. Modulet forsimpler og strømliner således skabelsen af standarddokumenter, og gør det muligt at oprette mange identiske akter med forskellige tilknyttede parter. 

Information fra partsregisteret og metadata fra F2 kan indsættes direkte i dokumenter. På den måde kan man effektivt og hurtigt oprette adressefelter, sagsoverskrifter og lignende.

Find release note, opdateringstillæg og manualer her:

Release note 9.4.0.22505 (9.4)

Opdateringstillæg 9.4.0.22505 (9.4)

F2 Merge Codes v. 9 en-GB

NgDP – de første kunder er live med F2 og NgDP og her kommer foreløbige erfaringer og et par opmærksomhedspunkter

F2 og NgDP - erfaringer og opmærksomhedspunkter
Nu har flere af vores kunder været i luften med Næste generation af Digital Post i et par måneder, hvilket giver os anledning til at orientere om de erfaringer og opmærksomhedspunkter, som er relevante for jer at kende til. Vi vil løbende udsende relevante nyheder om emnet her på Kundeportalen.

Vi er meget glade for al den grundige feedback, som vi har fået fra de første 11 myndigheder, som har taget modulet i brug. Kunder som Indenrigsministeriet, Beskæftigelsesministeriet og Digitaliseringsstyrelsen har gjort en stor indsats for at få tilbagemeldinger ind med NgDP-oplevelser og -opdagelser.

Nedenfor et par foreløbige vigtige oplysninger:

Digital post med ugyldig brevdato bliver afvist
Vi har konstateret, at der fra andre afsendersystemer kan afsendes Digital Post med ugyldig brevdato, fx. 01.01.0001 og har været i dialog med Digitaliseringsstyrelsen, der oplyser, at der ikke valideres på om brevdatoen er ugyldig. Den ugyldige brevdato har i enkelte tilfælde ført til, at F2 afviste at modtage beskeden.

Vi har nu lavet en tilpasning til situationen med ugyldige brevdatoer fra afsendersystemer. Fra version 9.4 vil F2, når vi modtager en ugyldig brevdato, acceptere at modtage beskeden, men sætte brevdato til modtagelsesdatoen i F2 og lægge en note på akten, der beskriver at brevdatoen fra afsendersystemet ikke er sat korrekt.

Vores tilpasning i F2 er egentlig en symptombehandling. Fejlen bør rettes ved, at I kontakter afsendersystemet, og gør opmærksom på, at der afsendes Digital Post med en ugyldig brevdato.

Langt de fleste afsendersystemer sætter brevdatoen korrekt. Vi har kun set den ugyldige brevdato fra en enkelt afsender. Det er derfor ikke nødvendigt at I planlægger en patch, medmindre I ved, at I er stødt på problemet. Kontakt gerne jeres kundekonsulent i cBrain, hvis I er i tvivl.

Sådan lander en videresendt Digital Post i F2
Når en borger modtager Digital Post i en visningsklient, kan man vælge at videresende den til en anden offentlig myndighed. Meddelelsen, som borgeren skriver i sin videresendelse, opstår som en aktnote i F2, og den oprindelige videresendte besked opstår som selve akten. Løsningen ser således anderledes ud end f.eks. en videresendt mail i F2. Aktens brevdato bærer den oprindelige videresendte beskeds brevdato. Beskeden fra borgeren er i løsningen blevet til "plain text" som modtages i F2 og altså lægges på en aktnote, med de informationer om afsender, videresendelsesdato osv. som man ellers ville forvente, at selve akten var opmærket med.

Dette skyldes at videresendelsesdata ikke var en del af den oprindelige dokumentation for Digitaliseringsstyrelsen løsning.

MeMo - et format under udvikling
"Original message date time" i videresendte beskeder er sidenhen kommet til i Memo-formatet. F2 anvender leverandørens Memo-lib-parser for at oversætte memoformatet til F2. Hvis versionen af memo-lip-parseren ikke er opdateret med det nyeste Memoformat så fejler de forsendelser, som har data i felter, der ikke findes i parseren.

Digitaliseringsstyrelsen og leverandøren har oplyst, at MeMo er et format under udvikling. Det betyder, at det ikke kan garanteres, at den lip-parser, som F2 anvender til enhver tid er opdateret i jeres versioner af F2.

F2 version 9.4 er opdateret med seneste MeMo-lip-parser.

Spørgsmål og kommentarer er meget velkomne.

Bedste hilsner

Anette

asp@cbrain.com

Magasinet cView til version 9 er lagt på kundeportalen. Det er tilgængeligt digitalt og printet.

Kære alle,

Der er udgivet et nyt cView med information om Version 9.

I er meget velkomne til at downloade fra kundeportalen og lægge på eget intranet eller vi kan enten sende eller medbringe printede eksemplarer til vores næste møde.

cView 2022 nr. 1 kan downloades her: cbrain.dk/om-os/cview

Mange hilsner

Anette
asp@cbrain.dk

cView 2022 nr. 1

cBrain skal levere en F2-løsning, der skal understøtte udstedelse af lån til egyptiske virksomheder i forbindelse med energieffektivisering

cBrain skal levere klimasoftware i Egypten!

Vi har indgået aftale med the Environmental Compliance Office (ECO), som er en afdeling under the Federation of Egyptian Industries (FEI). Her skal vi levere en F2-løsning, der skal understøtte udstedelse af lån til egyptiske virksomheder i forbindelse med energieffektivisering.

Energieffektivisering er et centralt element i den nationale egyptiske klimaindsats. Som led i denne indsats kan egyptiske virksomheder optage lån med henblik på at omstille deres produktion, så den bliver mere energieffektiv, og lånene tilbagebetales baseret på reduceret energiforbrug.

Med F2-løsningen bliver det muligt, for de egyptiske virksomheder, at ansøge om lån via en selvbetjeningsløsning på engelsk og arabisk. Låneansøgninger sagsbehandles efterfølgende i F2, og samtidig bliver det nu muligt for ECO at få et overblik over udstedelse og status på lånene samt effekter i forbindelse med de realiserede energibesparende projekter.

Den nye F2-løsning i Egypten leveres på kort tid, og den leveres samtidig som en cloud service.

Mange hilsner

Robert

rl@cbrain.dk

cBrain skal levere en national digital platform, som skal understøtte udvidet producentansvar og cirkulær økonomi i Kenya. Mere Klimasoftware 😊

cBrain skal levere klimasoftware i Kenya!

cBrain har vundet et udbud i Kenya. cBrain skal levere en national digital platform, som skal understøtte udvidet producentansvar og cirkulær økonomi.

Cirkulær økonomi, reduceret plastikforurening og udvidet

producentansvar er vigtige områder i den globale klimadagsorden, og områder som stadig flere lande og EU arbejder med.

Vi skal levere en digital løsning, som understøtter hele værdikæden, herunder registrering af alle aktører, betaling af materiale- og affaldsafgifter samt udbetaling af subsidier til de aktører, som sikrer genbrug. Den nye digitale platform vil samtidig kunne levere nationale markedstal for den cirkulære økonomi, herunder mængder og genbrug.

Projektet kommer sig bl.a. af, at Kenya arbejder med en ny ambitiøs lovgivning, som indfører udvidet producentansvar i Kenya for at fremme en cirkulær økonomi med mere genanvendelse og mindre affald.

Den nye lov betyder, at alle virksomheder, som sælger varer i Kenya, holdes ansvarlig for det affald, deres produkt skaber. I praksis betyder det, at alle virksomheder skal betale en afgift for den emballage (plast, glas, pap, aluminium osv.), som indføres på det kenyanske marked.

Parallelt hermed etableres en fuld værdikæde, som understøtter den cirkulære økonomi fra producent til genbrug, idet der indføres betaling til de aktører, som sikrer indsamling, sortering og genbrug af materiale.

Det er et interessant projekt på flere områder, bl.a. at vi får erfaring som EPR-leverandør (den internationale betegnelse for “Udvidet producentansvar”: Extended Producer Responsibility), og vi har en forhåbning om, at den nye digitale platform til Kenya vil kunne anvendes i andre lande, i takt med at landene indfører lovgivning på området.

Mange hilsner

Robert
rl@cbrain.dk

Engelsk manual til F2 Godkendelser

Den engelske manual til F2 Godkendelser ligger nu på kundeportalen. F2 Godkendelser gør det muligt at planlægge og gennemføre godkendelser af dokumenter i F2.

Modulet kan benyttes i mange forskellige scenarier, hvor der er behov for at kvalitetssikre udarbejdede dokumenter på en effektiv og overskuelig måde og sikre, at formelle godkendelsesprocesser overholdes.  Alle brugere i en organisation har som udgangspunkt mulighed for at igangsætte en godkendelse og vælge, hvem der skal godkende det vedlagte materiale. Det er også muligt at sætte en frist for godkendelsen. Som udgangspunkt har et godkendelsesforløb to primære roller:

• Den ansvarlige, som er den person der sætter godkendelsen i gang.

• En eller flere godkendere, som skal godkende det fremsendte materiale.

Find manualen her:

F2 Approvals - User manual v. 9 en-GB

Engelsk manual til F2 Oprydningslister

Den engelske manual til F2 Oprydningslister ligger nu på kundeportalen.

En organisation, der bruger F2 i en længere årrække, kan ophobe en masse akter og sager i F2’s database. Samtidig sætter databeskyttelseslovgivning krav til sikker opbevaring af persondata og følgende sletning heraf. F2 Oprydningslister imødekommer disse behov for overblik og sletning ved at hjælpe organisationer med løbende at skabe lister over sletningsmodne sager og akter i installationen, så organisationen løbende kan vedligeholde deres database. Det gælder både sager, der af lov- eller forvaltningsmæssige årsager skal slettes, og sager, der af pladshensyn bør slettes.

Find manualen her:

F2 Data Cleanup - User manual v. 9 en-GB

Engelsk manual til F2 Sagsskabeloner, Editor

Den engelske manual til Sagsskabeloner, Editor ligger nu på kundeportalen.

F2 Sagsskabeloner, Editor er et tilkøbsmodul, som er med til at kvalitetssikre sagsoprettelse ved at understøtte brugeren i at opmærke sager korrekt. Ved oprettelse af en ny sag er det muligt at vælge en sagsskabelon, som medfører at specifikke sagsfelter, som for eksempel journalplan, emneord og adgangsbegrænsning kan være præ-udfyldte, obligatoriske eller ikke-redigerbare.

Find manualen her:

F2 Case Template Editor v. 9 en-GB

Release note og opdateringstillæg til 9.3 samt nye engelske manualer

Release note og opdateringstillæg til F2 version 9.3 ligger nu på kundeportalen. Dokumenterne indeholder en beskrivelse af nyheder og forbedringer i version 9.3.

De engelske manualer til cSearch og FOI Request, Advanced til version 9 er også tilgængelige på kundeportalen.

F2 cSearch er et søgeværktøj til F2, der søger efter tekst på tværs af forskellige F2-formater. Søgeværktøjet minder om andre søgemaskiner, fx Google. Det er derfor muligt at søge i sager, akter, forelæggelser, chats, noter, bestillinger, påtegninger og systembeskeder med en enkelt søgning.

F2 Aktindsigt, Avanceret (FOI Request, Advanced) gør det muligt at generere aktindsigtsrapporter med forskellige detaljeringsniveauer. Med det avancerede aktindsigtsmodul er det muligt at tilføje akter til aktindsigten løbende samt at tilføje materiale fra andre aktindsigter.

Find release note, opdateringstillæg og manualer her:

Release note 9.3.0.20625 (9.3)

Opdateringstillæg 9.3.0.20625 (9.3)

F2 cSearch - User manual v. 9 en-GB

F2 FOI Request, Advanced - User manual v. 9 en-GB