cBrain har leveret en komponentbaseret eCMS-løsning til Internetbaseret kursus-administration og kommunikation til AK-Samvirke, der er brancheorganisation for de danske A-kasser.
Løsningen baseres på cBrains bibliotek af standardkomponenter (XML og SOA) og tager udgangspunkt i AK-Samvirke’s specifikke ønsker og behov.
AK-booking
cBrain har udviklet et samtalebooking system til AK-Samvirke, som anvendes af en række danske A-kasser til at indkalde ledige medlemmer til CV samtaler og rådighedssamtaler.
AK-booking er et samtalebookingsystem, som cBrain har udviklet for AK Samvirke. Løsningen til AK-Samvirke er baseret på cBrains komponentbibliotek (cBrain Process Platform).
Løsningen har til formål at understøtte processer forbundet med indkaldelse og booking af A-kassernes rådighedssamtaler, CV-samtaler og andre samtaler med ledige.
Løsningen er designet med henblik på at honorere følgende overordnede krav:
- ”Fælles” netbaseret samtalebooking for a-kasser, men afdelingsopdelt,
- Nem dataintegration (for den enkelte a-kasse),
- Nem datavedligehold for a-kassen – import samt evt. manuel oprettelse,
- Simpel selv-betjening/samtalebooking for medlemmer,
- Elektronisk notifikation af sagsbehandlere og medlemmer,
- Høj sikkerhed,
- Maksimum brugervenlighed (bl.a. ved booking),
- Individuel løsning – samme processer med individuel branding af a-kasse.
Løsningen kan både fungere som en ”asp-løsning” / "Saas løsning" og indgå som en komponent i andre løsninger (efter individuel aftale med hver enkelt a-kasse, som måtte ønske at basere deres samtale-booking på cBrains komponenter).
Med udgangspunkt i en rollemodel, hvor en ”Planlægger” har ansvaret for at styre og vedligeholde organisationens kapacitet (hvem kan holde samtaler hvornår) og en ”Sagsbehandler” gennemfører samtalerne med ”Medlemmet” understøttes 4 hovedprocesser:
- Kapacitetsopsætning,
- Mødebooking (selvbetjening),
- Indkaldelse,
- Opfølgning.
Løsningen er baseret på en model, hvor en a-kasse/afdeling kan importere sine ledige medlemmer samt oprette (eller importere) sine sagsbehandlere og herefter styre indkaldelse og booking i løsningen.
I det følgende beskrives de overordnede elementer i løsningen.
Kapacitetsopsætning
Løsningen baseres på en model, hvor den enkelte A-kasse selv kan bestemme sit ambitionsniveau i forhold til kapacitetsopsætningen. Kapacitetsopsætningen har til formål at sikre, at der rent faktisk er en ledig plads, når et medlem booker sin rådighedssamtale.
Der indgår to elementer i opsætningen:
- Ressourcer,
- Kapacitet.
Med en intuitiv brugergrænseflade kan den enkelte ”planlægger” selv vælge mellem 3 modeller i forhold til ressourceopsætningen:
- Ingen konkrete ressourcer specificeres dvs. alle bookingreservationer sendes til samme mail-adresse (fælles for sagsbehandlerne),
- Der specificeres generelle ressourcer (ex. ”første samtale”-gruppe, ”øvrige samtaler”-gruppe etc.) dvs. bookingreservationer sendes til forskellige mail-adresser uden at disse er personlige (gruppekalender),
- Specifikke sagsbehandlere dvs. bookingreservation sendes til den enkelte sagsbehandlers mailadresse.
Uanset hvilken model der vælges, kan løsningen reservere ressourcer via mail, herunder ved anvendelse af mødeindkaldelse (kalender).
Selve kapacitetsopsætningen sættes også op med forskelligt ambitionsniveau. Grundlæggende kan der vælges mellem at:
Specificere en standarduge, der gælder hele året, med angivelse af tider og kapacitet for hver ugedag. Derudover kan man specificere afvigelser i ferier og sygdomsperioder,
Specificere præcis kapacitet i valgte perioder.
Modellen er designet for både at tilgodese a-kasser med mange og a-kasser med få rådighedssamtaler. Uanset mængden vil brugergrænsefladen og modellen tilgodese minimal opsætning.
Når kapacitetsopsætningen er klar, kan planlæggeren reservere ressourcer dvs. evt. sagsbehandlere ved at udsende mødeindkaldelser til deres mail for en valgt periode. På denne måde vil den enkelte sagsbehandler opleve, at deres kalender reserveres forud til disse samtaler.
Løsningen understøtter afdelingsopdelte a-kasser, der således kan sætte kapacitet op pr. afdeling.
Indkaldelse
Selv indkaldelsesprocessen igangsættes ved, at løsningen modtager en besked fra a-kasse-systemet via standard grænsesnit. Beskeden indeholder information om medlem, samtaletype, periode den skal afholdes i etc. For a-kasser med meget lav ledighed kan disse oprettes manuelt i løsningen. Når beskeden er modtaget, følger processen som beskrevet:
- Baseret på denne information igangsættes indkaldelsen,
- Indkaldelsen sker ved, at der dannes et brev med et bookingnummer som medlemmet skal anvende ved booking på nettet,
- Brevet kan både udskrives og sendes med post og/eller sendes per e-mail. Dette er op til den enkelte a-kasse,
- Brevene, der sendes, baseres på brevskabeloner, der kan sættes op og dermed afspejle hver enkelt a-kasses individuelle branding-ønsker,
- Hvis medlemmet ikke har booket inden et bestemt tidspunkt, vil løsningen rykke medlemmet på e-mail og evt. sms,
- Indkaldelse og rykkere afsluttes, når a-kasse-systemet sender en besked om, at et medlem ikke længere er ledigt (eller af andre årsager ikke længere skal til rådigheds¬samtaler),
- Hvis dette sker, aflyses evt. bookinger og indkaldelser og medlemmet modtager besked om dette.
Mødebooking
Medlemmet møder løsningen, når der skal bookes en samtale. I indkaldelsen medsendes at bookingnummer, der skal anvendes sammen med cpr-nummer.
Selve brugergrænsefladen forventes at være layoutmæssigt neutral (hvid baggrund) og kan på denne måde tilgås fra a-kassernes hjemmesider eller selvbetjeningsløsninger på en måde, så medlemmet oplever det som en del af a-kassens univers, uden teknisk integration.
I det medlemmet angiver bookingnummer og cpr-nummer, kan løsningen understøtte den nødvendige sikkerhed, uden at der skal integreres med de respektive a-kassers selvbetjeningsløsningers adgangssikkerhed.
Medlemmet ledes gennem en intuitiv bookingproces, hvor medlemmet skal booke den tid, der passer dem. Processen er som følger:
- Løsningen viser de tilgængelige tider ud fra kapacitetsopsætningen og de bookinger, der allerede er foretaget af andre medlemmer. Løsningen viser kun tider for den periode, samtalen skal afholdes i,
- Når medlemmet har valgt en tid, kan medlemmet ved at afgive e-mail og mobil-nr. bede om påmindelse og en mødeindkaldelse. Påmindelser kan sendes på e-mail og sms. Mødeindkaldelsen vil være på e-mail og kalender,
Ved endelig godkendelse modtager medlemmet en bekræftelse på e-mail og på skærmen.
For at understøtte arbejdet i den enkelte afdeling kan løsningen også sende mail og mødeindkaldelser til de valgte ressourcer dvs. Sagsbehandlere, når medlemmet har booket.
På den måde kan den enkelte sagsbehandler notificeres om rådighedssamtaler ligesom et hvert andet møde, der bookes i deres kalender.
Opfølgning
Løsningen omfatter et simpelt udtrækssystem, hvor der kan trækkes data ud for valgte perioder. Udtræk vil være baseret på indkaldelser og bookinger.
Formålet er at understøtte muligheden for styrke planlægningsfunktionen, samt løbende opfølgning på medlemmernes adfærd. Eksempler kan være:
- Antal Indkaldelser hvor der ikke er foretaget booking af medlemmet,
- Antal indkaldelser hvor der er booking,
- Antal aflyste bookinger,
- Antal flyttede bookinger,
- Udtræksløsningen leverer data i csv-format til videre bearbejdning i f.eks. regneark.
Standard grænsesnit
Følgende standard grænsesnit er en del af løsningen:
- En mulighed for upload af sagsbehandler-ressourcer (csv-format),
- Indlæsning af medlemmer der skal indkaldes til en samtale (xml),
- Indlæsning af medlemmer der ikke længere skal indkaldes (xml),
- Kalender-reservationer og mødeindkaldelser (Notes og Outlook),
- SMS.
Branding
Løsningen er baseret på, at den enkelte a-kasse kan brande denne proces i deres eget univers. Dette understøttes ved html-baserede brev- og mail-skabeloner, der kan sættes individuelt op for hver a-kasse og en brugergrænseflade for medlemmet, der er neutral og dermed kan opleves som en del af den enkelte a-kasses eget univers.
Baggrund
cBrains koncept har fundet vej til et bredt udvalg af organisationer i både den private og den offentlige sektor. Løsningerne omfatter kommunikationsplatforme og procesløsninger med bl.a. enterprise content management (eCMS), dokumenthåndtering, sagsbehandling (ESDH), portaler, e-handel, e-indkøb, CRM, interessent- og medlemskommunikation samt administration.
Ønsker du mere information, adgang til dokumentation eller uddannelsesmateriale, bedes du kontakte Otto Winterskov tel, 72161811, ow@cbrain.dk.