Kontraktadministration

Kontraktadministration er ofte præget af en arbejdsgang, hvor man eksempelvis lagrer data 3 forskellige steder: i Outlook til kommunikation, på netværksdrev til at gemme dokumenter/filer og en access-database til at spore processer og fremskridt. Det er både besværligt og tidskrævende at registrere information 3 forskellige steder.

cBrains løsning er derfor designet til at samle alt på én platform - inklusive rapportering og overblik.

F2´s kontraktadministration er oprindeligt designet til Bristol University, med formålet at digitalisere og automatisere administration af kontrakter omhandlende forskningsprojekter.

Hvem er løsningen relevant for?
Alle offentlige eller private organisationer.

Funktionalitet
Løsningen leverer en effektiv styring af sager for Research og Enterprise Development (RED) afdelingen. Formålet var at give RED-afdelingen, som samarbejder med akademikere, forskere, studerende og iværksættersamfund, en intelligent måde at udbyde forskning, virksomhedsrelaterede tilskud og -kontrakter og styring af kontraktlige forhandlinger.

cBrains løsning, som er baseret på vores F2 standard platform, giver automatisk e-mail-integration med indbygget lagring af korrespondanceposter og vedhæftede filer på ét sted.

Processen dækker end-2-end opgaver fra ansøgningsformulerer i en selvbetjening til sagsstyring og arkivering i det digitale ”back office”.

Fordele & resultat
Løsningen byder på en samlet proces for kontraktadministration.

• Effektiv og intelligent styring af sager.

• Hurtigere behandling af de enkelte sager.

• Færre manuelle fejl gennem en automatiseret proces, hvor hver ansøgning følger de samme trin på sin vej gennem systemet.

Software
Projektet brugte en agil tilgang, hvor en oprindelig prototype blev oprettet, og derefter forfinet baseret på feedback. Løsningen blev dermed formet direkte af brugerne.

Sagsskabeloner og tjeklister er konfigureret til at kontrollere processen end-to-end og indeholder desuden yderligere datafelter, som kan opfange konkret forskningsrelateret information og sammenflette disse data til dokument- og kommunikationsskabeloner.

Projekttid: 9 måneder