Sagsbehandling
F2 sagsstyring tager udgangspunkt i, hvordan du ville arbejde, hvis du kunne starte forfra, uden begrænsninger. Sagsstyring er en af grundstenene i F2´s digitale ”back office”. F2 standardplatformen indeholder en automatiseret e-mail-integration, så brugerne kan gemme korrespondanceakter og vedhæftede filer på et enkelt sted. Man opnår en modernisering af den oprindelige tilgang i en afdeling, hvor man bruger Outlook, delte netværksdrev og har papirbaserede kopier. Platformen er designet til at skabe transparens og historik, ved at logge alle handlinger i sagshistorikken, og dermed gøre det nemmere at etablere et revisionsspor af e-mailkorrespondance, dokumenthistorik, handlinger og beslutninger truffet undervejs.
Hvem er løsningen relevant for?
Alle offentlige og/eller private organisationer.
Funktionalitet
Sagsstyring er en af kernefunktionaliteterne i F2 standardplatformen. Organisationer kan gemme en stor del af kunde-/borgerinformation og konsolidere dem i én database. Vi tager udgangspunkt i at beskrive en organisations arbejdsgange helt ned i detaljer som sagsformer, opgaver og roller, hvorefter F2-platformen tilbyder muligheder for at automatisere visse sagsprocesser og opgaver. Disse arbejdsgange gemmes i en sagsguide. Når en sag oprettes vedhæftes den tilhørende sagsguide, og arbejdsgangen, der kræves for at håndtere sagen, bliver synlig. Hvert trin i arbejdsgangen består af et antal opgaver, som skal udføres i en helt bestemt rækkefølge. Undervejs i sagsbehandlingen forarbejdes al information, dokumentation og arbejde inde i selve platformen.
Fordele & resultat
Ved at bruge F2 som sagsstyrings-system sikrer I:
at jeres sagsbehandlere får en ensartet tilgang til håndtering og eksekvering af sager og dermed opnås også et ensartet kvalitetsoutput. En klart defineret arbejdsgang, med specificerede opgaver forbundet til hvert trin og klar opdelingen af opgaver, er med til både at sikre en hurtigere arbejdsproces, og en øget kvalitet af resultatet.
man bruger mindre tid på registrering og rapportering, og man undgår at skulle genindtaste informationer på tværs af flere systemer. F2 Sagsstyring sikrer desuden overholdelse af de administrative krav.
ved at samle alle arbejdsgange på én platform sikrer man, at al information, beslutninger og afgørelser gemmes det samme sted, hvilket giver et tydeligt revisionsspor.
typisk erstattes flere systemer med én enkelt platform. Det har medført, at man har kunnet nedlukke et antal gamle systemer som eksempelvis netværksdrev og access-databaser. Færre systemer reducerer desuden vedligeholdelsesaktiviteterne.
Software
F2 Sagsstyring er en del af det kernesoftware, som konfigureres, så det passer til den enkelte organisations individuelle processer. Hver enkel arbejdsproces bliver kortlagt, og der oprettes et sagsforløb for den enkelte proces med individuelle tjeklister til at kontrollere arbejdsprocessen.